КОМАНДИРОВКА: КОМПЕНСАЦИЯ ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ РАСХОДОВ НА ПИТАНИЕ

Руководитель предприятия обязывает бухгалтерию компенсировать расходы сотрудников на питание в командировке сверх норм суточных. Иногда расходы на питание подтверждаются товарным чеком, но чаще всего это лишь бумаги, в которых указан номер заказа (номер счета, номер стола). Как должны документально подтверждаться такие расходы с учетом того, что частные предприниматели, которые в большинстве случаев проводят обслуживание командированных сотрудников, не предоставляют ни фискальных чеков, ни копий свидетельств о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности, ни копий свидетельств об уплате единого налога?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Расходы на питание сотрудников предприятия (суточные расходы), осуществленные в связи с его командировкой, не требуют документального подтверждения в том случае, если они компенсируются в пределах норм, установленных Постановлением № 663¹.В соответствии с пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли² сумма такой компенсации включается в состав валовых расходов.

В то же время предприятие может компенсировать расходы на дополнительное питание в командировке сверх норм суточных. Такая компенсация может осуществляться и по указанию руководителя предприятия. При этом выплаты производятся за счет собственных средств предприятия (по этому поводу см., в частности, письмо ГНАУ от 27.04.2004 г. № 7534/7/17-3117³), а руководитель предприятия самостоятельно определяет порядок компенсации таких расходов.

Лучшим вариантом может быть издание приказа (распоряжения) руководителя предприятия об увеличении размера суточных расходов сверх норм, установленных Постановлением № 663 (на такую возможность указал Минфин Украины в письме от 31.12.2004 г. № 31-03170-07-10/24030⁴).Тогда основанием для выплаты компенсации расходов на питание в составе суммы суточных, увеличенных за счет средств предприятия, будет соответствующий приказ (распоряжение) руководителя предприятия и командировочное удостоверение. При этом нет необходимости в наличии документов, подтверждающих такие расходы. Достаточно будет авансового отчета сотрудника, в котором указывается сумма компенсируемых суточных, рассчитанная исходя из их размера, определенного приказом (распоряжением), и количества дней нахождения сотрудника в командировке согласно командировочному удостоверению.

Если же руководитель предприятия принял решение о компенсации фактических дополнительных расходов на питание, то это его право. В таком случае он сам определяет и документы, которые необходимы для подтверждения указанных расходов. Если руководителю достаточно тех документов, которые выдают частные предприниматели, предоставляющие услуги питания командированным сотрудникам предприятия, то он может утвердить авансовый отчет, а бухгалтер — спокойно выплатить компенсацию стоимости дополнительного питания.

Со стороны контролирующих органов претензии могут быть в отношении обложения сумм таких расходов НДФЛ. При этом следует понимать, что компенсация предприятием расходов командированных сотрудников на дополнительное питание является доходами именно этих сотрудников, а не лиц, предоставлявших услуги питания.

В соответствии с пп.4.3.2 ст.4 и пп.9.10.1 ст.9 Закона об НДФЛ⁵сумма денежных средств, полученных плательщиком налога на командировку, не подлежит обложению НДФЛ только в том случае, если они выплачены в пределах норм и согласно перечню, определенному в Постановлении № 663. Поэтому, если дополнительные расходы на питание в командировке компенсируются предприятием, их сумма подлежит обложению НДФЛ.

Для начисления налога стоимость дополнительного питания включается в состав налогооблагаемого дохода месяца, в котором сотрудником представлен авансовый отчет. Согласно п.3.4 ст.3 Закона об НДФЛ в целях определения объекта налогообложения эта стоимость увеличивается на коэффициент, который для ставки НДФЛ в размере 15% равен 1,176471[100 : (100 - 15)]. Такое увеличение дохода фактически приводит к уплате НДФЛ за счет средств предприятия.

А вот страховые взносы в Пенсионный фонд и фонды социального страхования на компенсируемую стоимость дополнительного питания сверх норм суточных не начисляются (из такой стоимости не удерживаются). Подобные выплаты носят компенсационный характер и не включаются в фонд оплаты труда. Такой позиции (которая, в частности, отражена в письмах Пенсионного фонда Украины от 16.08.2007 г. № 13184/03-20, Фонда социального страхования по временной утрате трудоспособности от 07.07.2006 г. № 01-16-1457) придерживаются все фонды.

Поскольку дополнительное питание оплачивается самим командированным сотрудником, в отношении оплаты таких услуг частных предпринимателей предприятие не может являться налоговым агентом. В сущности, для предприятия не имеет значения, кто предоставляет услуги питания: юридическое или физическое лицо, предприниматель или частное лицо, не зарегистрированное предпринимателем, предприниматель — плательщик единого налога или предприниматель, уплачивающий налог по общей системе налогообложения. Оно не имеет никакого отношения к выплате дохода лицу, предоставляющему услуги питания.