Чем заменить путевой лист легкового автомобиля

Обязательно ли сейчас выписывать путевые листы на легковые автомобили, подробно описывать маршрут, или можно вести журнал учета работы автотранспорта свободной формы и списывать бензин на основании бухгалтерской справки?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Первичные документы должны быть составлены либо по утвержденной форме, либо в свободной форме, разработанной и утвержденной приказом (распоряжением) руководителя предприятия, если нормативными документами не утверждены типовые формы. В рассматриваемой ситуации первичный документ утвержденной формы отсутствует, поэтому предприятие вправе утвердить собственную форму. И, что немаловажно, не только форму документа, но и порядок его использования на предприятии и инструкцию по заполнению.

Как видно из вопроса читателя, предприятие желает сократить объем документации и отказаться от составления такого привычного многим документа, как путевой лист. Проанализируем, возможно ли это? Для этого сначала обратимся к основному налоговому документу, в частности, к ст.44 НКУ. Согласно п.44.1 ст.44 НКУ «для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством». Коль скоро законодатель упоминает первичные документы, перейдем к ст.9 Закона о бухучете⁽¹⁾. Согласно п.2 данной статьи первичные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- название документа (формы);

- дату и место составления;

- название предприятия, от имени которого составлен документ;

- содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения этой хозяйственной операции;

- должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личную подпись или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции.

Если предприятие разработает и утвердит журнал учета работы автотранспорта, в котором будут присутствовать все перечисленные реквизиты, то такой журнал вполне может выполнять функции первичного документа. При этом желательно, чтобы в журнале отражались все операции по передаче топлива водителям (материально ответственным лицам) и фиксировались показатели спидометра автомобиля (с той периодичностью, которая удобна предприятию, но реже, чем раз в месяц).

Расчет стоимости израсходованного топлива, в принципе, можно также проводить в данном журнале. Но если предприятию удобно фиксировать стоимость такого израсходованного топлива в другом первичном документе, никакого нарушения в этом не будет. Документ может иметь какое угодно название: бухгалтерская справка, расчет топлива, акт на списание топлива и т.д. Лишь бы он был составлен с учетом вышеуказанных требований к реквизитам.

Разобравшись с формой, перейдем к содержанию, а именно к вопросу о фиксации маршрута движения автомобиля. По убеждению автора, в фиксации марш¬рута нет никакой необходимости. Разве что само предприятие хочет создать сложности водителям и заставить их описывать маршрут движения в течение рабочего дня (недели). В результате водители будут вынуждены «включать» либо память, либо фантазию, вспоминая (придумывая), куда они ездили. А возможно, это будет делать не водитель, а бухгалтер… Для чего осторожному бухгалтеру нужен маршрут? Для подтверждения связи поездки с хозяйственной деятельностью. И, как следствие, для того, чтобы не начислять налоговые обязательства по НДС при нехозяйственном использовании топлива. Но ведь обязательную «хозяйственность» поездки можно подтвердить иначе. Например, можно издать общий приказ по предприятию о категорическом запрете водителям использовать автомобили на цели, не связанные с исполнением трудовых обязанностей. Нарушителям грозит увольнение! Любой, даже самый фискально настроенный инспектор не сможет доказать «нехозяйственность» поездки, которая якобы была в проверяемом периоде.

Таким образом, предприятие имеет право учитывать движение топлива, использованного легковыми автомобилями, в журнале свободной формы. Стоимость израсходованного топлива можно отражать либо в том же журнале, либо в ином первичном документе (например, в бухгалтерской справке).