ЗАПОЛНЕНИЕ РАСХОДНОЙ ВЕДОМОСТИ

Можно ли по расходной ведомости (вместо расходных кассовых ордеров на каждого работника) выплатить авансы на командировки и закрыть задолженность перед работниками по хозяйственным нуждам (за материалы, запчасти и т.п.)?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

На практике расходной ведомостью называют ведомость на выплату денег по форме, приведенной в приложении 1 к Положению № 637¹(далее — ведомость). И хотя она обычно используется для вы¬платы заработной платы и других выплат, связанных с оплатой труда², с ее помощью можно осуществлять и многие другие наличные выплаты, если у предприятия есть в этом необходимость, не прибегая к заполнению большого количества расходных кассовых ордеров. Этот вывод следует из примечаний к ведомости. Однако при выплате наличности по ведомости, если это не касается оплаты труда, следует помнить о нескольких требованиях к кассовой дисциплине, выдвигаемых Положением № 637.

На титульном листе ведомости приведено множество обязательных реквизитов. Прежде всего, необходимо проследить, чтобы руководителем и главным бухгалтером была утверждена общая сумма выплат по ведомости и поставлены их подписи. Отдельно следует обратить внимание на реквизит «У касу до сплати в строк з ___ до___20__р.». Очевидно, что срок, упомянутый в этом реквизите, касается исключительно выплат, связанных с оплатой труда, пенсий, стипендий и дивидендов, так как только в этих случаях ведомость может быть «не закрыта» в течение нескольких дней. По общему правилу этот срок составляет три дня (для отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов срок увеличен до пяти дней). Все это время не считаются сверхлимитными остатки наличности, хранящиеся в кассе для осуществления указанных выплат (п.2.10 Положения № 637).

Наличные денежные средства, предназначенные для выдачи авансов на командировки и закрытия кредиторской задолженности перед работниками за приобретенные ими за собственные средства материалы, запчасти и другие ценности, не могут храниться в кассе сверх установленного лимита. Поэтому если предприятие получило их в банке или использует на эти цели торговую выручку, то дата получения наличности в банке (получения выручки) и дата осуществления выплат работникам должны совпадать. То есть реквизит ведомости о сроке осуществления указанных выплат может выглядеть так: «У касу до сплати в строк з 18 мая до 18 мая 2012 р.».

Следует обратить внимание также на реквизит «Корреспондирующий счет». В рассматриваемом случае в ведомости необходимо проставить субсчет 372 «Расчеты с подотчетными лицами». Наличие в ведомости реквизита «Корреспондирующий счет» говорит о том, что по одной ведомости могут быть проведены только однородные выплаты. «Смешивать» в одной ведомости выплаты разного назначения, «проходящие» по разным счетам бухгалтерского учета, нельзя.

После того, как все выплаты по ведомости осуществлены, ее необходимо «закрыть» расходным кассовым ордером в соответствии с требованиями п.3.9 Положения № 637. При этом согласно п.3.11 Положения № 637 расходный кассовый ордер, оформ¬ленный на основании ведомости, регистрируется в журнале регистрации расходных кассовых ордеров после осуществления выплат по ведомости.

В заключение напомним, что на расходном кассовом ордере, которым «закрывается» расходная ведомость, реквизит «Получил» не заполняется (п.3.10 Положения № 637). Кроме того, на таком ордере не обязательна подпись руководителя предприятия при условии, что саму расходную ведомость он утвердил. Так сказано в п.3.4 Положения № 637. Впрочем, о том, чтобы руководитель предприятия не утвердил ведомость, не может быть и речи, поскольку в этом же пункте Положения указано, что документы на выдачу наличности должны быть подписаны руководителем обязательно, то есть он должен «одобрить» каждую выплату! В данном случае ведомость с детализированными выплатами по каждому работнику не может быть передана в кассу без утверждения ее руководителем предприятия. А вот его подпись на расходном кассовом ордере, которым «закрывается» ведомость, является формальностью, без которой можно обойтись, коль Положение № 637 это допускает.