РАБОТНИК НЕ ПОТРАТИЛ ПОДОТЧЕТНУЮ СУММУ: НУЖЕН ЛИ АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ?

Работнику была выдана под отчет наличность на приобретение канцтоваров. Однако впоследствии за товар предприятие заплатило по безналичному расчету. Работник деньги в кассу вернул. Нужно ли ему составлять авансовый отчет?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В соответствии с п.2 Порядка № 996 и пп.170.9.2 ст.170 НКУ авансовый отчет представляется подотчетным лицом в бухгалтерию предприятия до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором это лицо завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего деньги под отчет.

Следовательно, авансовый отчет должен быть составлен подотчетным лицом при использовании (полном или частичном) денежных средств при выполнении гражданско-правового действия (применительно к рассматриваемому вопросу — покупке канцтоваров). Но если гражданско-правовое действие не было выполнено, средства не были использованы, то и отчитываться не о чем.

В данном случае возврат неиспользованной суммы оформляется приходным кассовым ордером, который подтверждает факт возврата средств, их размер и дату возврата. В реквизите приходного кассового ордера «Основание» отмечается «возврат неиспользованной суммы». При этом необходимо учесть, что в соответствии с абзацем вторым п.2.11 Положения № 637 подотчетные средства на хозяйственные нужды выдаются на срок не более двух рабочих дней, включая день их выдачи. Поэтому если работник не использовал наличность, он должен вернуть ее не позже рабочего дня, следующего за днем получения денег из кассы.

Но, к сожалению, существует еще и абзац четвертый п.2.11 Положения № 637, которым определено, что выдача соответствующему лицу наличных средств под отчет производится при условии отчета им в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. То есть формальное прочтение данной нормы приводит к выводу, что необходимо отчитываться не за использованные, а за полученные суммы. Таким образом, налицо ситуация, когда одновременно действуют две противоречащие друг другу законодательные нормы: одна устанавливает, что отчитываться нужно за использованные суммы (п.2 Порядка № 996 и пп.170.9.2 ст.170 НКУ), а другая — за полученные (п.2.11 Положения № 637).

На практике сложилась такая же ситуация: одни бухгалтеры не требуют составления авансового отчета, так как считают, что отчет составляется только при использовании подотчетной суммы (всей или только ее части), а другие — для того чтобы «подстраховаться», все же требуют составления пустого авансового отчета.