Оплата командировочных расходов личной платежной карточкой 

Директор предприятия получил приглашение посетить международную конференцию, которая проходила в Германии. Участие в ней (вступительный взнос) он оплатил личной платежной карточкой. Карточка гривневая, но банк конвертировал гривню в иностранную валюту, и платеж прошел согласно счету принимающей стороны (в евро). По возвращении из командировки он представил в бухгалтерию авансовый отчет с приложенными к нему документами (авиабилеты и счет гостиницы), при этом никаких документов, подтверждающих участие в конференции, он не привез. Может ли предприятие возместить директору расходы на оплату участия в конференции без наличия какого-либо акта (например, о предоставлении услуг), только на основании счета, распечатанного с электронной почты?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Если предприятие получит акт от зарубежной компании – нерезидента о предоставлении услуг (участие директора в конференции), то этот документ может только навредить. Ведь, скорее всего, акт будет составлен между двумя субъектами хозяйствования – украинским предприятием и нерезидентом, который выступил организатором мероприятия. Причем для дальнейшего развития событий не имеет значения, что участие в конференции директор оплатил со своей личной карточки. Компенсация ему расходов будет означать прямое участие предприятия в потреблении услуг, предоставленных нерезидентом. То есть при наличии акта о предоставлении услуг налоговики при проверке смогут утверждать, что потребителем таких услуг является предприятие, а не его директор. И вот к чему это может привести.

Потребление услуг для их использования в хозяйственной деятельности предприятия осуществляется командированным работником от имени предприятия. Этому предшествует заключение устного или письменного договора. И нет никакого нарушения в том, что командированный работник (по сути, доверенное лицо предприятия-резидента) заключает договор с нерезидентом. Проблемы могут возникнуть не на этапе заключения договора, а на этапе осуществления оплаты по такому договору.

Так, согласно ст.7 Декрета № 15-93⁽¹⁾ в расчетах между резидентами и нерезидентами в рамках торгового оборота в качестве средства платежа используется иностранная валюта и денежная единица Украины – гривня⁽²⁾. При этом такие расчеты осуществляются только через уполномоченные банки, то есть в безналичной форме (путем представления платежного поручения банку). За нарушение требования о безналичных расчетах с нерезидентом к предприятию может быть применен штраф, предусмотренный п.2 ст.16 Декрета № 15-93, а также п.2.6 Положения о валютном контроле, утвержденного постановлением Правления НБУ от 08.02.2000 г. № 49. Сумма штрафа эквивалентна сумме валютных ценностей, которые использовались при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по официальному обменному курсу НБУ на день осуществления таких расчетов.

Альтернативой оплате услуг наличностью может, на первый взгляд, быть оплата с помощью электронного платежного средства (платежной карточки). Однако и такая форма расчетов запрещена. Такой вывод следует из формулировки п.8.3 Инструкции № 492⁽³⁾, в соответствии с которым денежные средства с текущего счета юридического лица не могут быть использованы с помощью электронного платежного средства, в частности, для расчетов по внешнеторговым договорам (контрактам).

Электронное платежное средство может быть использовано исключительно для получения наличности за пределами Украины для оплаты расходов на командировку либо для осуществления расчетов в безналичной форме за пределами Украины, связанными с расходами на командировки (представительскими расходами), а также на оплату эксплуа-тационных расходов, связанных с содержанием и пребыванием транспортных средств за пределами Украины. Безусловно, в пункте 8.3 Инструкции № 492 под электронными платежными средствами понимаются корпоративные платежные карточки, с помощью которых командированные работники могут иметь доступ к текущему банковскому счету юридического лица. Но, по мнению автора, провести аналогию в данном вопросе с личными платежными карточками очень просто. Уж если применение корпоративных карточек для осуществления валютных платежей командированными работниками крайне ограничено, то логично распространить данные ограничения (методом аналогии закона) и на применение личных платежных карточек.

Наказание за нарушение требований п.8.3 Инструкции № 492 этим документом не предусмотрено. Однако данную ситуацию можно рассматривать как нарушение порядка проведения расчетов с нерезидентом.

Итак, можно сделать следующий вывод: командированный работник не имеет права оплачивать нерезидентам услуги, предназначенные для нужд предприятия. И форма оплаты (наличностью или с использованием платежной карточки, хоть корпоративной, хоть личной) не имеет значения.

И все же выход из ситуации найти можно. Он состоит в следую¬щем: необходимо сменить квалификацию расходов на оплату участия в конференции, то есть не рассматривать их как расходы на оплату услуг. Ведь на международной конференции директор предприятия выполнял представительские функции (на которые, кстати, не распространяются «карточные» валютные ограничения п.8.3 Инструкции № 492). При этом очевидно, что предприятие никакие услуги не потребило, поскольку никакие услуги (во всех смыслах этого слова) предоставлены не были. Так что оплату за участие в конференции (вступительный взнос) можно рассматривать как входной билет на мероприятие, без которого он не мог выполнить свои представительские функции, то есть задание, являющееся целью командировки. А это значит, что осуществленные на оплату участия в конференции расходы вполне можно рассматривать как командировочные. Подпункт 170.9.1 ст.170 НКУ не содержит исчерпывающего (исключительного) перечня командировочных расходов работника, которые не включаются в его налогооблагаемый доход при наличии подтверждающих документов, а также документов, устанавливающих связь командировки с хозяйственной деятельностью работодателя (командирующей стороны).