Как правильно оформить постоянные разъезды работника

Предприятие находится в Киеве, а четыре его обособленных подразделения – в других городах Украины. Коммерческий директор постоянно «путешествует» между этими городами и Киевом: работает (условно) неделю в одном городе, два дня в другом, три – в третьем и т.д. То есть он практически постоянно находится в командировке (осуществляет расходы на проезд, проживание и т.д.). Как правильно оформлять такие командировки?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В рассматриваемой ситуации имеет смысл оформить поездки работника как работу, имеющую разъездной (передвижной) характер. В соответствии с п.2 раздела І Инструкции № 59⁽¹⁾ служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в дороге или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором, трудовым договором (контрактом) между работником и собственником (или уполномоченным им лицом/руководителем).

Таким образом, предприятие имеет право:

– либо установить коммерческому директору надбавку за разъездной характер труда и тогда не считать его поездки командировками и не выплачивать суточные;

– либо считать поездки коммерческого директора командировками и не выплачивать ему надбавки за разъездной характер труда.

Если предприятие примет решение о выплате коммерческому директору надбавки за разъездной характер труда, то его должность следует включить в Перечень должностей работников, которым полагается такая выплата, который должен быть указан в разделе «Оплата труда» коллективного договора предприятия (см. письма Минтруда от 17.11.2006 г. № 307/13/133-06, от 13.09.2006 г. № 905/13/84-06, МФУ от 19.04.2004 г. № 31-03173-07-7/6515, от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103).

В Инструкции № 59 предусмотрена возможность включения записи о введении надбавок за разъездной характер труда и в трудовой договор (соглашение, контракт) с работником. Но в этом случае желательно указать должность коммерческого директора дополнительно в каком-нибудь распорядительном документе по предприятию, например, в приказе о введении таких надбавок.

Если же ни одно из вышеуказанных действий не будет выполнено, по умолчанию поездки коммерческого директора будут расцениваться как командировки (см. письмо Минфина от 29.04.2005 г. № 31-03173-03-29/8103). Соответственно, их придется оформлять и оплачивать как командировку.

Порядок применения надбавок (полевого обеспечения) на сегодняшний день регламентируется лишь Постановлением № 490⁽²⁾, в соответствии с которым надбавки выплачиваются в размерах, предусмотренных коллективными договорами.

Предельный размер надбавок (полевого обеспечения) в соответствии с Постановлением № 490 за день не может превышать предельные размеры расходов, установленные для командировок в пределах Украины. Однако на данный момент предельные нормы суточных установлены только для бюджетников, а для остальных лиц предусмотрены максимальные суммы для целей налогообложения. В итоге получается, что ограничений в суммах надбавок сейчас нет⁽³⁾. А дополнительный плюс таких выплат (для работодателя) состоит в том, что они не облагаются ЕСВ (п.10 раздела I Перечня № 1170⁽⁴⁾).

Таким образом, принимая во внимание характер рассматриваемых взаимоотношений, оптимальный вариант – выплачивать коммерческому директору надбавку за разъездной характер труда.

Влада КАРПОВА, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению, к.э.н.

⁽¹⁾Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59. Несмотря на то, что Инструкция № 59 обязательна для использования только бюджетниками, что подтверждают и официальные органы (см., в частности, письма Межрегионального ГУ ГФС от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11, МФУ от 04.05.2011 г. № 31-07230-16-25/11433, Минюста от 13.02.2012 г. № 54-0-2-12/7.2), практика показывает, что официальные органы руководствуются этим документом при разрешении спорных вопросов применительно к любым предприятиям (прим. авт.).

⁽²⁾Постановление КМУ от 31.03.99 г. № 490 «О надбавках (полевом обеспечении) к тарифным ставкам и должностным окладам работников, направленных для выполнения монтажных, наладочных, ремонтных и строительных работ, и работников, работа которых выполняется вахтовым методом, постоянно проводится в пути или имеет разъездной (передвижной) характер» (прим. авт.).

⁽³⁾Налоговики ранее отмечали, что предельные размеры надбавок работникам за день не могут превышать предельные нормы расходов, установленные постановлением КМУ от 02.02.2011 г. № 98 «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, которые направляются в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» (разъяснение в Общедоступном информационно-справочном ресурсе (ЗІР), категория 103.02, размещено с пометкой «діяло до 01.01.2016 р.»). Однако законодательных оснований для таких выводов нет (прим. авт.).

⁽⁴⁾Перечень видов выплат, которые осуществляются за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 г. № 1170 (прим. ред.).