ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФАКСИМИЛЬНОЙ ПОДПИСИ

Директор предприятия использует при подписании различных документов (договоров, отчетов, налоговых накладных, налоговой отчетности и др.) факсимильную подпись. Правомерно ли это? Какими нормативными актами в настоящее время регулируется использование при составлении тех или иных документов факсимильной подписи? 

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 В настоящее время возможность использования факсимильной подписи на тех или иных документах определяется различными нормативными документами. Так, исходя из содержания части третьей ст.207 ГКУ «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи… допускается в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, которое должно содержать образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей». Следовательно, использование в договорах факсимильной подписи при определенных условиях вполне возможно. 
Использовать факсимильную подпись возможно и на доверенностях, выдаваемых от имени предприятия, на заключение договоров. Такой вывод следует из ст.245 ГКУ. 
Что же касается возможности проставления факсимильной подписи на первичных бухгалтерских документах, то тут существует определенная коллизия между Законом Украины от 16.07.99 г. № 996-IV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» и Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. 
№ 88 (далее — Положение № 88). Так, согласно ст.9 Закона № 996-IV обязательным реквизитом первичного документа является личная подпись составившего его лица. В то же время, в соответствии с п.2.5 Положения № 88 первичные документы могут быть подписаны и с применением факсимиле. Существующая на сегодняшний день практика все же говорит о возможности применения норм Положения № 88 и проставления факсимиле на первичных бухгалтерских документах. На это, в частности, обращается внимание в письме Минюста Украины от 10.01.2005 г. № 19-45-1590¹, а также в письме Минфина Украины от 19.01.2005 р. № 31-04200-30-29/819.Следовательно, исходя из содержания Положения № 88, факсимильную подпись возможно использовать на приходных и расходных накладных, актах приема-передачи, а также на товарно-транспортных накладных². 
Неоднозначной остается ситуация и с возможностью проставления факсимильной подписи на налоговых накладных. В соответствии с п.18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165³ (далее — Порядок № 165), все экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны лицом, уполномоченным осуществлять от имени предприятия поставку товаров (услуг). Поэтому, по мнению налоговых органов, при заполнении налоговых накладных использование факсимильной подписи не допускается⁴. 
В то же время, судебные органы стоят на позиции того, что наличие на полученной налоговой накладной факсимильной подписи не лишает налогоплательщика права на налоговый кредит. Свою точку зрения ВХСУ⁵ обосновывает тем, что Порядок№ 165содержит исчерпывающий перечень случаев, когда налоговая накладная является недействительной. Использование факсимиле в него не включается. Кроме того, ВХСУ указал на то, что налоговая накладная является первичным документом, который в соответствии с Положением № 88 может быть подписан и при помощи факсимильной подписи⁶. 
Использование факсимильной подписи на документах налоговой отчетности также является проблематичным, поскольку: 
- нормативные документы, устанавливающие порядок заполнения налоговых деклараций по тому или иному налогу и сбору указывают на то, что налоговая декларация должна быть собственноручно подписана руководителем или главным бухгалтером; 
- налоговая декларация не относится как к договорам, так и к первичным документам, в отношении которых законодательством использование факсимильной подписи регламентировано. 
Важно обратить внимание на то, что для некоторых документов запрет на использование факсимильной подписи прямо предусмотрен нормами действующего законодательства. Так, в соответствии с п.2.8 главы 2 «Общие правила документооборота» Инструкции о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22, не допускается использование факсимильной подписи при заполнении расчетных банковских документов, таких как платежные поручения, платежные требования, расчетные чеки. Кроме того, согласно п.7 главы 1 Раздела III Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. № 337, не допускается использование факсимильной подписи на бланках денежных чеков на получение наличных денежных средств в учреждениях банка. 
В то же время в соответствии с п.2.2 Положения о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденного постановлением Правления НБУ от29.12.2000 г. № 520, использование факсимиле разрешается при подписании чеков, предназначенных для выплаты пенсий (перевода пенсий иностранных государств резидентам Украины), илив других случаях, предусмотренных законодательством страны чекодателя.