ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: СРОКИ ХРАНЕНИЯ 

При проведении годовой инвентаризации на предприятии оформляется целый ряд документов (протоколы заседаний инвентаризационной комиссии, акты инвентаризации и др.). Установлены ли законодательством какие-либо сроки хранения подобных документов?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Да, сроки хранения инвентаризационных документов установлены. В первую очередь, их следует искать в Перечне № 578⁽¹⁾. Этот документ действует с 1 января 2013 года и является преемником Перечня № 41⁽²⁾, который до названной даты определял сроки хранения всей первичной документации на отечественных предприятиях.

В соответствии со ст.345 Перечня № 578 «документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т.п.» хранятся три года.

Причем нужно учитывать, что установленный Перечнем № 578 срок в три года — это минимально допустимый срок хранения, который нельзя сокращать. Об этом специально сказано в п.1.7 его раздела I. В том же пункте определено, что продление сроков хранения документов, предусмотренных этим Перечнем, «допускается в случаях, если эта необходимость обусловлена специфическими особенностями работы» конкретного предприятия.

Кроме того, на сроки хранения документов (в целях налогового учета) указывает п.44.3 ст.44 НКУ⁽³⁾. Согласно этому пункту налогоплательщики обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовой отчетности, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы. А в случае, если налоговая отчетность не была представлена налогоплательщиком в соответствующие сроки, отсчет 1095 дней начинается с предусмотренного Кодексом предельного срока представления отчетности.

Особые правила установлены в п.44.4 ст.44 НКУ. Сформулированы они для сроков хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов, которые так или иначе связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства. Названный пункт регламентирует: такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или разрешения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п.44.3 этой же статьи (см. предыдущий абзац).

Кстати, о налоговом предназначении инвентаризационных документов сказано и в Перечне № 578. Согласно примечанию к его статье 345, срок в три года действует «при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали денежные средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное либо коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности». А «при возникновении споров, возбуждении уголовных дел, открытии судами производства по делам» такие документы хранятся до принятия окончательного решения.

ПРИМЕР

На предприятии — плательщике налога на прибыль, уплачивающем в 2013 году авансовые взносы, в результате проведения инвентаризации выявлены излишки товаров на сумму 3500 грн. Инвентаризационные документы оформлены 31 октября 2013 года.

Эти инвентаризационные документы следует хранить, по крайней мере, до даты, которая определяется путем отсчета 1095 дней с предельного срока представления декларации по налогу на прибыль за 2013 год, то есть с 3 марта 2014 года.

При этом требования процитированного выше примечания к статье 345 Перечня № 578 ни на что не повлияют (формально для окончания срока хранения необходимо, чтобы была проведена налоговая проверка и ревизия органами Госфининспекции — для предприятий, связанных с бюджетными средствами). Несоблюдение положений Перечня в такой ситуации приведет лишь к административным штрафам, налагаемым на должностных лиц органами Госфининспекции или Госстата. Ведь именно они могут указать на отсутствие бухгалтерского учета или ведение его с нарушениями установленного порядка (ст.164² КоАП⁽⁴⁾) либо на необеспечение надлежащего состояния первичного учета (ст.186³ КоАП)⁽⁵⁾.

Однако, в соответствии со ст.38 КоАП, административное взыскание может быть наложено не позднее чем через два месяца со дня совершения разового правонарушения. То есть все сроки уже истекут.