Авиабилет приобретен по безналичному расчету: как отчитаться

В марте 2016 года с корпоративной карточки была осуществлена оплата за авиабилет. Командировка состоится в мае 2016 года (приказ о командировке составлен). Когда необходимо оформить авансовый отчет в части оплаты авиабилета?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Особенность описанной в вопросе ситуации состоит в том, что работник применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме задолго до начала командировки. Порядок действий в такой ситуации в нормативных актах отдельно не оговорен, поэтому здесь можно руководствоваться только аналогией.

В нормативных актах изложен порядок действий в ситуации, когда во время служебных командировокналогоплательщик применил платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме (пп. «б» пп.170.9.3 ст.170 НКУ, п.3 Порядка № 841⁽¹⁾). Тогда работник представляет Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841 (далее – Отчет), в срок, не превышающий 10 банковских дней со дня завершения командировки. При наличии уважительных причин работодатель может его продлить до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления расхождений между соответствующими отчетными документами).

В то же время этими нормами в рассматриваемой ситуации напрямую руководствоваться опасно. Ведь здесь работник проводит расчет с использованием платежной карточки не в периоде нахождения в командировке.

Учитывая это, по мнению автора, в данном случае безопаснее ориентироваться на общие сроки представления отчета по командировочным расходам, приведенные в пп.170.9.2 ст.170 НКУ. То есть желательно, чтобы работник представил Отчет до окончания пятого банковского дня, следующего за днем, в котором он завершает такую командировку. К Отчету прилагаются документы, подтверждающие факт получения и использования билета, в частности, сам авиабилет.

При использовании электронного авиабилета к Отчету следует также приложить:

– распечатку на бумаге части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

– оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира.

Эти документы упомянуты в пп.«а» пп.170.9.1 ст.170 НКУ, на их наличии настаивают и официальные органы (см. письма Минфина от 02.03.2009 г. № 31-34000-10-25/5704, от 25.05.2010 г. № 31-18030-07-21/12414, от 19.12.2013 г. № 31-07230-16-10/36949, Главного управления Миндоходов в г.Киеве от 11.10.2013 г. № 5132/10/26-15-1701-06, Межрегионального ГУ ГФС от 21.01.2016 г. № 1501/10/28-10-06-11, разъяснение, размещенное в Общедоступном информационно-справочном ресурсе (ЗІР), категория 103.02).

Если работник оплачивал авиабилет через платежный терминал, он прилагает к Отчету еще и расчетный документ (квитанцию платежного терминала). Если же оплата происходила через Интернет, то расчетным документом будет являться выписка по карточному счету, которая находится у предприятия.