ОПЛАТА АВИАБИЛЕТОВ ЛИЧНОЙ ПЛАТЕЖНОЙ КАРТОЧКОЙ

Работник для своей командировки приобрел авиабилеты, расплатившись личной платежной карточкой (аванс он не получал). Какие подтверждающие документы он должен приложить к авансовому отчету?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Из вопроса не понятно, был это электронный авиабилет или нет, поэтому рассмотрим полный пакет возможных документов.

Состав налоговых расходов в части затрат на командировку предусмотрен пп.140.1.7 ст.140 НКУ⁽¹⁾. В нем упоминаются, в частности, расходы «на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как до места командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте)».

В абзаце втором названного подпункта сказано, что все осуществленные командированным работником расходы могут быть отражены в составе налоговых расходов «только при наличии подтверждающих документов, которые удостоверяют стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспорт¬ных счетов (багажных квитанций), в том числе электронных билетов при наличии посадочного талона и документа об оплате по всем видам транспорта».

Аналогичные нормы присутствуют в п.12 раздела II и в п.11 раздела III Инструкции № 59⁽²⁾. При этом Минфин в названных пунктах уточняет, какие именно документы должен предоставить командированный работник, если билет имел электронную форму:

– бумажную распечатку части электронного авиабилета с указанным маршрутом (маршрут/квитанция);

– оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира;

– оригинал расчетного или платежного документа, подтверждающего осуществление расчетной операции в наличной или безналичной форме (платежное поручение, расчетный чек, кассовый чек, расчетная квитанция, выписка с карточного счета, квитанция к приходному кассовому ордеру).

Как видим, Минфин предусмотрел и такой вариант расчета за билеты, как оплата с карточного счета. И в подтверждение такой оплаты работник должен получить в банке выписку со своего счета. Поскольку Инструкция № 59 является нормативным документом лишь для тех предприятий (учреждений, организаций), которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств, обычным предприятиям необходимо указать в своем внутреннем Положении о командировках⁽³⁾ аналогичные требования.

Таким образом, в рассматриваемой ситуации расходы, осуществленные работником на приобретение авиабилета, могут быть ему компенсированы и отражены в составе налоговых расходов при условии, что работник представил в бухгалтерию следующий перечень документов:

– оригинал билета (билетов) или бумажную распечатку части электронного авиабилета с указанным маршрутом (если он приобретал электронный билет);

– оригиналы отрывной части посадочных талонов пассажира. Если работник летел на самолете к месту командирования и обратно, то он обязан предоставить два посадочных талона;

– выписку с личного карточного счета, полученную в обслуживающем банке.

Напомним, что отсутствие какого-либо документа из указанного списка приведет к тому, что предприятие не сможет включить сумму компенсации в состав налоговых расходов. Соответственно из такой суммы выплаченной компенсации необходимо будет удержать НДФЛ в порядке, предусмотренном пп.170.9.1 ст.170 НКУ.