ВОЗМЕЩЕНИЕ СТОИМОСТИ ПРОЕЗДНОГО БИЛЕТА: ВАЛОВЫЕ РАСХОДЫ И НДФЛ

Предприятие компенсировало завхозу стоимость проездного билета¹, поскольку вследствие болезни водителя завхозу в течение месяца для решения хозяйственных вопросов пришлось пользоваться общественным транспортом. В договоре с завхозом не предусмотрен разъездной характер работы. Можно ли стоимость проездного билета включить в валовые расходы и нужно ли удерживать НДФЛ?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В первую очередь необходимо предостеречь читателей, что данная ситуация скорее всего привлечет внимание налоговиков в ходе проверки, поскольку указанные расходы относятся к расходам двойного назначения. Расходы на финансирование личных нужд физических лиц в соответствии с пп.5.3.1 ст.5 Закона о прибыли² не включаются в валовые расходы предприятия. Поэтому задача заключается в том, чтобы доказать, что в данной ситуации речь идет не о расходах на личные нужды работника, а о хозяйственных расходах.

Предприятие может воспользоваться пп.5.2.1 ст.5 Закона о прибыли, который предусматривает относить к составу валовых расходов «суммы любых расходов, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг)». Но при этом нужно также выполнить условие, определенное в пп.5.3.9 ст.5 Закона, в части обязательного подтверждения расходов соответствующими расчетными, платежными и другими документами.

Поскольку приобретение проездного билета осуществляется без расчетных и платежных документов, предприятие не может подтвердить расходы этими документами. Доказать связь расходов на проездной билет с хозяйственной деятельностью может заявление работника с просьбой компенсировать расходы, в котором целесообразно указать маршруты общественного транспорта, которыми пользовался работник, названия и адреса магазинов, складов или других посещаемых им объектов, прочие факты, которые могут обосновать расходы на проезд. К заявлению также нужно приложить проездной билет, стоимость которого компенсируется.

Кроме того, учитывая письмо ГНАУ от 19.04.2000 г. № 1406/6/15-1116, необходимо иметь также маршрутный лист и приказ руководителя предприятия об определении круга лиц, которым возмещается стоимость проезда согласно такому маршрутному листу. Именно эти документы, по мнению ГНАУ, могут подтвердить, что расходы на оплату проезда персонала связаны с производственной деятельностью предприятия.

Теперь что касается НДФЛ. Напомним, что налогообложению в составе месячного налогооблагаемого дохода подлежит доход, полученный плательщиком налога от его работодателя как дополнительное благо. Именно им в соответствии с пп.«г» пп.4.2.9 ст.4 Закона об НДФЛ³ являются суммы денежного возмещения любых расходов или потерь плательщика налога, кроме подлежащих обязательному возмещению согласно Закону за счет бюджета или освобождаемых от налогообложения согласно этому Закону. Однако налогообложения можно избежать следующим образом.

Как указано в п.2 письма ГНАУ от 25.05.2004 г. № 9402/7/17-3117⁴ «стоимость приобретенных предприятием проездных билетов, которые персонально не распределяются между работниками, а выдаются им при необходимости для выполнения производственных заданий (в связи со спецификой работы)… в целях налогообложения рассматривается с учетом положений подпункта 4.3.2 пункта 4.3 статьи 4 Закона и не является объектом обложения налогом с доходов физический лиц». Добавим, что в этом письме ГНАУ также настаивает на наличии соответствующего распоряжения руководителя предприятия о поездках работников и фактических маршрутных листов в качестве документов, подтверждающих необходимость перемещения (поездки) работников от основного места работы к другому объекту для исполнения служебных обязанностей.

Таким образом, при наличии упомянутых документов, доказывающих, что работник получает билет исключительно для выполнения производственных заданий, а не для личных целей, стоимость проездного билета не может считаться доходом этого работника.