Валовые расходы и стоимость международных переговоров и расходов на загранкомандировки директора предприятия

Фирма заключила несколько внешнеэкономических контрактов на поставку импортных товаров в Украину. Все контракты действуют и пролонгированы до 2004 года, но по некоторым из них поставки еще не осуществлены. Имеет ли право фирма сразу включать в валовые расходы стоимость международных переговоров и расходы на загранкомандировки директора до момента фактического осуществления импорта товаров или предоплаты нерезиденту? Каким образом может быть подтверждена правомерность отнесения таких расходов 
к валовым расходам?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Особенности формирования валовых расходов производства и обращения регламентированы ст.5 (относительно их состава) и ст.11 (относительно момента включения расходов в состав валовых расходов) Закона о прибыли. 
В отличие от бухгалтерского учета, в котором применяется принцип начисления и соответствия доходов и расходов (ст.4 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»), в налоговом учете по налогу на прибыль такой принцип не применяется. Ведение отдельного налогового учета доходов и расходов по каждому виду операций (в данном случае по каждому контракту) действующим законодательством также не предусмотрено. 
В соответствии с п.5.1 ст.5 Закона о прибыли под валовыми расходами понимается «сумма каких-либо расходов плательщика налога в денежной, материальной или нематериальной формах, осуществляемых как компенсация стоимости товаров (работ, услуг), которые приобретаются (изготовляются) таким плательщиком налога для их дальнейшего использования в собственной хозяйственной деятельности». В этом определении ключевым моментом (с точки зрения заданного вопроса) является то, что товары (работы, услуги) должны быть использованы в дальнейшей хозяйственной деятельности. Иными словами, из определения сущности валовых расходов следует, что совершенно не обязательно проведение хозяйственной деятельности в момент осуществления расходов, — она может проводиться и в будущем. 
Далее, в пп.5.2.1 ст.5 Закона о прибыли конкретизировано, что в состав валовых расходов включаются суммы любых расходов, уплаченных (начисленных) в течение отчетного периода в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции (работ, услуг) и охраной труда с учетом ограничений, предусмотренных некоторыми другими пунктами этой статьи. Указанные в вопросе расходы на командировки директора и на международные телефонные переговоры могут рассматриваться как расходы, связанные с подготовкой производства, а поэтому право на отнесение их к составу валовых расходов возникает в том налоговом периоде (квартале), когда такие расходы были понесены или начислены (исходя из принципа «первого события», установленного п.11.2 ст.11 Закона о прибыли). 
Иногда налогоплательщики сталкиваются с тем, что работники налоговой службы требуют исключить из состава валовых расходов суммы указанных выше расходов только на основании того, что по контракту отсутствует факт поставки товаров (в рассматриваемом вопросе — импорта) или осуществления предоплаты. Такие требования являются совершенно безосновательными. В Законе о прибыли такое ограничение отсутствует. Кроме того, напомним, что в ст.5 этого Закона есть замечательный пункт 5.10, в соответствии с которым «установление дополнительных ограничений по отнесению расходов к составу валовых расходов плательщика налога, кроме указанных в настоящем Законе, не разрешается». 
Что касается ограничений, предусмотренных другими пунктами ст.5 Закона о прибыли, то порядок включения в валовые расходы расходов на служебные командировки (которые классифицированы как расходы двойного назначения) регламентирован пп.5.4.8 этой статьи. Все такие расходы, с точки зрения налогообложения прибыли (при условии наличия их связи с хозяйственной деятельностью плательщика), подразделяются на две группы. 
Расходы первой группы включаются в валовые расходы в фактическом размере только на основании подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов в виде транспортных билетов или транспортных счетов (багажных квитанций), счетов из гостиниц (мотелей) или от других лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию, страховых полисов. Необходимо отметить, что перечень подтверждающих документов не является исчерпывающим, то есть основанием для отнесения к валовым расходам фактически понесенных расходов могут служить и другие документы, соответствующие требованиям, предъявляемым к первичным документам (ст.9 Закона Украины 
«О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»). К этой группе относятся расходы на: 
— проезд (включая перевозку багажа) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки; 
— оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенные в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья); 
— наем других жилых помещений; 
— оплату телефонных счетов; 
— оформление заграничных паспортов, разрешений на въезд (виз), обязательного страхования; 
— устный и письменный переводы; 
— другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов. 
Вторая группа командировочных расходов, в которую входят суточные расходы (расходы на питание и финансирование других личных нужд физического лица), включается в валовые расходы в пределах установленных норм и не требует отдельного документального подтверждения (абзац четвертый пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли). 
Вместе с тем абзацем шестнадцатым этого же подпункта установлено, что какие-либо расходы на командировку могут быть включены в состав валовых расходов плательщика налога при наличии подтверждающих документов относительно связи такой командировки с основной деятельностью такого плательщика налога. Перечень таких документов является исчерпывающим и включает в себя: 
— приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога; 
— заключенный договор (контракт); 
— другие документы, которые устанавливают или удостоверяют желание установить гражданско-правовые отношения; 
— документы, удостоверяющие участие лица, которое командировано стороной, в переговорах, конференциях или симпозиумах, которые проводятся по тематике, совпадающей с основной деятельностью плательщика налога. 
С учетом специфики предпринимательской деятельности украинской фирмы такими документами могут быть: 
— заключенный контракт (в этом случае командировка должна быть оформлена непосредственно на фирму-нерезидента, которая является контрагентом); 
— протокол о намерениях, протокол коммерческих переговоров, меморандум и т.п. (если стороны еще не имеют гражданско-правовых отношений, но желают их установить); 
— приглашение принимающей стороны, оформленное в одностороннем порядке (при условии, что деятельность принимающей стороны совпадает с деятельностью украинской фирмы, представитель которой направлен в командировку). 
Расходы на телефонные переговоры к расходам двойного назначения не относятся, поэтому они могут быть включены в валовые расходы на основании пп.5.2.1 ст.5 Закона о прибыли при условии соблюдения ограничений, предусмотренных п.5.3 этой статьи. Применительно к рассматриваемой ситуации необходимо отметить два ограничения: 1) запрет на включение в валовые расходы расходов на нужды, не связанные с хозяйственной деятельностью, к которым относится финансирование личных нужд физических лиц (пп.5.3.1) и 2) необходимость подтверждения любых расходов соответствующими расчетными, платежными и другими документами, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения налогового учета (пп.5.3.9). 
Соблюдение второго ограничения особых сложностей на практике не вызывает — функцию документального подтверждения суммы и назначения понесенных расходов выполняют квитанции или счета на оплату телефонных переговоров, платежные поручения или кассовые чеки (в случае оплаты наличностью). 
Несколько сложнее обстоит дело с первым ограничением. Доказательство того, что телефонные переговоры не носили личного характера, должно подтверждаться документально. К сожалению, какой-либо конкретный перечень таких документов действующими нормативными актами не предусмотрен, что на практике часто вызывает необоснованные претензии со стороны контролирующих органов. Подтверждающим документом может быть любой документ, соответствующий требованиям, предъявляемым к первичным документам, и содержащий информацию о связи телефонных переговоров с хозяйственной деятельностью плательщика. Так, например, документальным подтверждением является, с одной стороны, распечатка телефонной компании с указанием номеров телефонов партнеров по телефонным переговорам, а с другой — журнал учета телефонных переговоров (где указывается дата, фамилия звонившего сотрудника, номер телефона, по которому проводились переговоры, цель переговоров и подпись сотрудника) либо распорядительный документ (приказ, распоряжение) по предприятию, определяющий перечень номеров телефонов деловых партнеров.