Увольнение работника и невозвращенная подотчетная сумма

Один из работников предприятия уволился. По недосмотру бухгалтера он остался должен предприятию 100 гривен, полученных им под отчет. Что делать в данной ситуации?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Взаимоотношения между предприятием и работником по поводу использования подотчетных сумм кроме общеорганизационных норм законодательства регулируются нормами гражданского законодательства о представительстве. В соответствии со ст.237 ГКУ представительством является правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет. В данном случае работник является уполномоченным лицом, совершающим в интересах предприятия определенные гражданско-правовые сделки от имени предприятия. 
Согласно ст.1000 ГКУ по договору поручения поверенный обязуется от имени и за счет доверителя совершить определенные юридические действия. Кроме того, в ст.1007 ГКУ предусмотрено, что доверитель обязан обеспечить поверенного средствами, необходимыми для выполнения поручения, и возместить ему расходы, связанные с выполнением поручения. Таким образом, поверенный в указанных правоотношениях действует за счет лица, поручившего ему совершить юридически значимые действия. И все средства, полученные поверенным от доверителя, являются собственностью последнего. А это означает, что поверенный обязан либо использовать эти средства по назначению, либо вернуть их доверителю, если они не были использованы по назначению. 
В п.7.38 Положения № 637 указано, что при проверке соблюдения кассовой дисциплины должны анализироваться данные бухгалтерских регистров, в частности тех, в которых по дебету отражаются денежные средства, выданные из кассы под отчет. При этом дебетовое сальдо означает задолженность под¬отчетных лиц перед предприятием. 
Следовательно, невозвращенная подотчетная сумма задолженности работника является его обязательством перед предприятием. 
В ст.9 ГКУ установлено, что его положения применяются для урегулирования отношений, возникающих в том числе и в сфере трудовых отношений, если они не урегулированы другими актами законодательства. Вопрос прекращения обязательств работника по возврату подотчетных сумм нормами трудового законодательства не урегулирован. В таком случае должны применяться общие нормыГКУ в отношении прекращения обязательств. 
В соответствии со ст.598 ГКУ обязательства прекращаются частично или в полном объеме на основаниях, установленных договором или законом. Статьей 599 ГКУ(то есть законом) установлено правило, согласно которому обязательство прекращается исполнением, проведенным надлежащим образом. Увольнение работника не предусмотрено законодательством в качестве основания прекращения его обязательства перед предприятием. 
Из изложенного следует, что обязательство уволившегося работника перед предприятием должно быть исполнено путем возврата таких денег предприятию независимо от того, уволился он или нет. Конечно же, если работник самостоятельно не желает вернуть деньги, предприятие имеет право обратиться в суд с исковым заявлением о взыскании задолженности. Но в данном случае необходимо оценивать целесообразность такого обращения. Такое обязательство также может быть прекращено по другим основаниям: путем замены этого обязательства другим (то есть, если предприятие договорится с работником заменить его обязательство по возврату денег на обязательство выполнить какую-либо работу), путем прощения долга, путем передачи отступного и др. 
Кроме правовых последствий необходимо учитывать и налоговые. Их следует рассмотреть подробнее.Налог на прибыль. Согласно пп.«г» пп.138.10.6 ст.138 НКУ к налоговым расходам предприятия относятся расходы на создание резерва сомнительной задолженности в сумме безнадежной задолженности с учетом пп.14.1.11 ст.14 этого Кодекса. 
Таким образом, если предприятие ничего не будет делать с задолженностью (то есть не будет обращаться в суд за ее взысканием и не будет прощать ее), то по истечении срока исковой давности, оно будет иметь возможность отнести сумму долга к налоговым расходам. 
Если предприятие обратится в суд и: 
– получит взыскание, то никаких налоговых последствий в части налога на прибыль не возникнет; 
– не сможет получить взыскание вследствие недостаточности денежных средств должника или прочего имущества, то в том периоде, когда станут извест¬ны эти обстоятельства, предприятие сможет отнести неполученную сумму долга к налоговым расходам. 
Если предприятие до истечения срока исковой давности примет решение о прощении долга (подтверждением такого решения должен быть письменный документ, подписанный уполномоченным лицом предприятия, из которого бы следовало, что предприятие прощает долг), то, к сожалению, оно не сможет сумму долга отнести к налоговым расходам.НДФЛ. В пп.164.2.11 ст.164 НКУ указано, что в общий месячный (годовой) налогооблагаемый доход налогоплательщика включается сумма излишне израсходованных средств, полученных налогоплательщиком под отчет и не возвращенных в установленный законодательством срок, размер которой исчисляется в соответствии с п.170.9 ст.170 Кодекса. 
Согласно пп.170.9.1 ст.170 НКУ налоговым агентом налогоплательщика при налогообложении суммы, выданной под отчет и не возвращенной в течение установленного срока, является предприятие. Возложение НКУ на предприятие функций налогового агента означает, что предприятие обязано начислить НДФЛ на невозвращенную подотчетную сумму и удержать его за счет любого налогооблагаемого дохода такого работника за соответствующий месяц. А если суммы такого дохода будет недостаточно, то за счет доходов следующих отчетных месяцев до полной уплаты такого налога. Если же на момент увольнения работника и этих доходов окажется недостаточно для уплаты налога, то сумма НДФЛ должна быть удержана за счет последней выплаты при проведении окончательного расчета с работником. 
Как следует из вопроса, предприятие не исполнило обязанность налогового агента в отношении суммы излишне израсходованных средств, полученных работником под отчет и не возвращенных в установленный законодательством срок. Такие действия предприятия являются нарушением норм НКУ и влекут за собой начисление штрафа согласно ст.127 НКУ. Однако если нарушение имело место в период с 01.01.2011 г. по 30.06.2011 г., то размер штрафа будет составлять 1 грн.