Суммы командировочных расходов значительно превышающие размер расходов на служебные командировки

При выполнении ремонтных работ подрядчиком суммы командировочных расходов значительно превышают размер расходов на служебные командировки, установленный письмом Госстроя Украины от 10.02.99 г. (0,77%). 
Просим разъяснить: 
1) Каким образом заказчик может компенсировать данные расходы и входят ли они в состав валовых расходов заказчика? 
2) Можно ли включать в Ф-2 разницу между фактическими расходами на командировку и 0,77% от суммы начисленных накладных расходов? 
3) Как это оформить документально? 

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Прежде всего, обращаем Ваше внимание на то, что в настоящее время установлен принципиально новый порядок определения стоимости строительства. Согласно приказу Госстроя Украины от 19.10.2000 г. № 233 "О введении реформированной системы ценообразования в строительстве" система, предусматривающая определение стоимости строительства по ресурсным элементным сметным нормам и свободным ценам в соответствии с ДБН Д.1.1-1-2000 "Правила определения стоимости строительства", утвержденными приказом Госстроя Украины от 27.08.2000 г. № 174, вводится в два этапа: 
1. В части составления сметной документации на проектируемые объекты и проведения взаиморасчетов за выполненные работы - начиная с 1 ноября 2000 года; 
2. В части определения стоимости строительства на всех стадиях инвестиционного процесса - с 1 января 2001 года. 
До введения в действие нового порядка определения стоимости строительства, действительно, необходимо было руководствоваться, наряду с другими нормативными документами, письмом Госстроя Украины от 10.02.99 г. № 7/89 "О структуре накладных расходов", в котором рекомендовалась структура накладных расходов при заключении контрактов и формировании договорных цен с последующим уточнением при взаиморасчетах, и Правилами формирования договорных цен и их уточнения в процессе строительства, утвержденными приказом Госстроя Украины от 09.09.98 г. № 197, зарегистрированным в Минюсте Украины 30.09.98 г. № 614/3054 (далее - Правила № 197), согласно п.9 которых в состав договорной цены включались: 

"9.1. Исчисленная в базисных ценах 1997 года базисная сметная стоимость строительно-монтажных (реставрационных, ремонтно-строительных) работ, которые подлежат выполнению генеральным подрядчиком в соответствии с контрактом. 
9.2. Другие расходы, которые входят в базисную сметную стоимость строительства (реставрации, ремонта) и учитывают: 
- увеличение прямых, накладных расходов и плановых накоплений сверх учтенных в базисной сметной стоимости строительно-монтажных (реставрационных, ремонтно-строительных) работ; 
- связанные с деятельностью подрядной организации остальные расходы (перевозка и командировка на строительство рабочих и т.п.). 
9.5. Расходы, доплаты, скидки, связанные с формированием рыночных отношений: 
б) увеличением (уменьшением) массы накладных расходов сверх учтенных в базисной сметной стоимости и в главе 9 сводного сметного расчета - в согласованных между заказчиками и подрядчиками размерах". 

Причем указанные в пункте 9.5 дополнительные расходы, доплаты, скидки, подлежащие включению в договорную цену, обосновываются соответствующими расчетами, выполненными подрядчиками в установленном порядке, и документами, подтверждающими исходные данные, на основании которых выполнены расчеты, без включения в объем выполненных работ и без начисления накладных расходов, плановых накоплений, лимитированных и других расходов. В таком же порядке эти суммы отражаются и в актах выполненных работ. 
В соответствии с приказом Госстроя Украины от 29.09.2000 г. № 215, зарегистрированным в Минюсте Украины 18.10.2000 г. № 720/4941, Правила № 197 утратили силу с 01.01.2001 г.
Следовательно, в Вашем случае, если сумма фактических расходов на командировки рабочих, превысившая их запланированный размер, по согласованию с заказчиком включена в договорную стоимость выполненных работ, то она может быть отнесена к составу валовых расходов заказчика и оплачена им сверх стоимости объема выполненных работ.