СРОК ХРАНЕНИЯ АВАНСОВОГО ОТЧЕТА

Как долго следует хранить авансовые отчеты командированных работников и приложенные к ним первичные документы на осуществление расходов?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В нормативных документах установлены разные сроки хранения Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет⁽¹⁾ (далее — Отчет).

Так, в соответствии с п.336 Перечня № 578⁽²⁾ первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и послужившие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые документы, авансовые отчеты и т.п.), подлежат хранению в течение 3 лет, но при условии завершения проверки органами ГНС по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

В то же время согласно п.44.3 ст.44 НКУ⁽³⁾ налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов не менее чем 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой они используются, а в случае ее непредставления — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.

При ликвидации налогоплательщика указанные документы за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1095 дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Согласно п.44.4 ст.44 НКУ в случае если первичные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они подлежат хранению до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п.44.3 ст.44 НКУ.

Таким образом, при отсутствии административного или судебного обжалования, по НКУ срок хранения документов составляет не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, причем независимо от того, проводилась за этот период проверка контролирующими органами или нет.

Официальные органы ранее акцентировали внимание на том, что применительно к бухгалтерской документации ориентироваться следует на более «жесткие» по сравнению с НКУ сроки хранения из действующего до 01.01.2013 г. Перечня № 41(4) (см., к примеру, письмо Государственной архивной службы Украины от 13.09.2012 г. № 01.2/2855, Государственного комитета архивов от 06.03.2007 г. № 01-321, разъяснение в разделе 020.01 ЕБНЗ(5)). Однако с 01.01.2013 г. ситуация несколько изменилась(6).

Как известно, большинство налогоплательщиков теперь представляют в органы ГНС только годовую налоговую декларацию по налогу на прибыль. И для них предельный срок хранения первичных документов, в том числе и Отчетов, по НКУ может составлять 4 года со дня составления документа. К примеру, если Отчет был составлен 01.02.2013 г., а декларация за 2013 г. подана 01.02.2014 г., то такой Отчет должен храниться до 01.02.2017 г. В то время как согласно Перечню № 578 он подлежит хранению до 01.02.2016 г. (при условии проведения проверки).

Исходя из этого, во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами, при хранении Отчетов имеет смысл ориентироваться на более «жесткие» сроки:

– если проверка была проведена, то Отчет следует хранить в течение 1095 дней со дняпредставления декларации, при составлении которой он использовался;

– если проверки не было, то Отчет целесообразно сохранять до момента проведения проверки;

– если предприятие осуществляет административное обжалование или судебное разбирательство, для которых используется Отчет, его следует сохранять до окончания такого разбирательства, но не менее 1095 дней со дня представления декларации, при составлении которой он использовался.