РАСХОДОВАНИЕ ПОДОТЧЕТНЫХ СРЕДСТВ БЕЗ ДОКУМЕНТАЛЬНОГО ПОДТВЕРЖДЕНИЯ

Директор предприятия трижды в течение двух месяцев снимал деньги с корпоративной карточки. Подтверждающие документы отсутствуют, авансовый отчет тоже. Как можно исправить ситуацию во избежание штрафных санкций?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Подобная ситуация — достаточно частое явление для украинских предприятий. Для решения данной проблемы необходимо разобраться в требованиях законодательства, регулирующего порядок использования корпоративных карточек.

В соответствии с п.2.12 Положения № 637 физические лица — доверенные лица предприятий, получившие наличность с текущего счета с применением корпоративного специального платежного средства или личного специального платежного средства, используют ее по назначению без предварительного оприходования в кассе. Они являются подотчетными лицами и представляют в бухгалтерию предприятия авансовый отчет вместе с первичными документами, подтверждающими понесенные расходы,в сроки и в порядке, определенных для подотчетных лиц (в частности, Порядком № 996 и пп.170.9.2 ст.170 НКУ). Также подотчетные лица должны приложить к авансовому отчету документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, слип, квитанцию торгового терминала и т.д.) вместе с неизрасходованным остатком наличности, если таковой имеется.

Таким образом, наличность, которую директор снял с корпоративного счета, не попадает в кассу, а сразу выдается ему под отчет. А значит, директор должен составить авансовый отчет в общем порядке, соблюдая установленную законодательством процедуру.

Но в ситуациях, когда директор использовал денежные средства:

– на нужды предприятия, но не имеет подтверждающих документов;

– на свои собственные нужды, но собирается вернуть их предприятию;

– на свои собственные нужды и не собирается возвращать их предприятию, —

для минимизации возможных штрафов (а также чтобы избежать доначисления и удержания НДФЛ) можно составить «пустой» авансовый отчет и документально оформить возврат денег в кассу. Одновременно стоит составить договор о предоставлении возвратной финансовой помощи (ссуды) и документально оформить выдачу денежных средств. Причем в случае необходимости такой договор можно продлевать.