Предприятие арендует легковой автомобиль у работника - водителя предприятия

Предприятие арендует легковой автомобиль у работника предприятия (он одновременно является и водителем на предприятии). В договоре аренды, заклю-ченном сроком на один год, предусмотрена ежемесячная уплата арендной платы в размере суммы, превышающей нормы амортизационных отчислений.

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Необходимо ли уплачивать арендную плату в период тарифного отпуска работника, когда автомобиль не используется?

Включается ли арендная плата за легковой автомобиль в валовые расходы? Если да, то следует включать всю сумму или только в размере амортизационных отчислений?

Достаточно ли в договоре подписей руко-водителя предприятия и арендодателя – частного лица или договор должен быть заверен нотариально?

Необходимо ли по истечении срока договора аренды для его продления заключать новый договор или достаточно заключить дополнительное соглашение к договору?

Периодичность уплаты арендной платы определяется сторонами непосредственно в договоре аренды. Поэтому если договором предусмотрена ежемесячная выплата арендной платы, то имеются все законные основания для осуществления таких платежей независимо от того, находится ли арендодатель в отпуске, на больничном и т.п. Сложность в этом вопросе возникает не по поводу правомерности уплаты арендной платы, а относительно правомерности включения таких сумм в состав валовых расходов.

В общем случае фактически уплаченные (начисленные) суммы арендной платы подлежат включению в состав валовых расходов предприятия на основании пп.5.2.1 ст.5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий», в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее – Закон о прибыли), как расходы, понесенные в связи с подготовкой, организацией, ведением производства, продажей продукции и охраной труда. При этом должны быть соблюдены общие требования к формированию валовых расходов: связь конкретных расходов с осуществлением собственной хозяйственной деятельности плательщика налога, а также документальное подтверждение понесенных расходов (наличие договора аренды, соответствующих актов о предоставлении услуг, а также кассовых документов, подтверждающих уплату арендной платы наличностью, или платежных поручений – при безналичной форме расчетов). Наличие связи с хозяйственной деятельностью подтверждается соответствующими записями в путевых листах, которые являются первичными документами, подтверждающими как сам факт, так и порядок использования автомобиля.

В том случае, если во время отпуска работника-арендодателя, который одновременно выполняет функции водителя на предприятии, автомобиль используется в хозяйственной деятельности (другим водителем), что подтверждается соответствующими записями в путевыми листах, включение сумм арендной платы в валовые расходы никаких сомнений не вызывает.

Несколько иная ситуация возникает тогда, когда сменного водителя нет и арендованный автомобиль фактически простаивает. При этом, естественно, путевые листы в период отпуска водителя не оформляются, и подтвердить использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия представляется весьма затруднительным. Вместе с тем эта ситуация не так уж и безнадежна. Дело в том, что законодательно не определено, сколько именно времени и когда именно автомобиль необходимо эксплуатировать для того, чтобы он считался его используемым в хозяйственной деятельности. Напомним, что в соответствии с п.1.32 Закона о прибыли хозяйственная деятельность – это любая деятельность лица, направленная на получение дохода в денежной, материальной или нематериальной формах, в случае если непосредственное участие такого лица в организации такой деятельности является регулярным, постоянным и существенным. Самое интересное, что критерии «регулярности», «постоянства» и «существенности» действующим законодательством вообще не определены. При таком подходе возможности для полемики с контролирующими органами почти безграничны.

Применительно к рассматриваемой ситуации при отсутствии законодательно установленных количественных критериев, по мнению автора, вполне достаточно иметь хотя бы несколько путевых листов, датированных соответствующим месяцем и подтверждающих использование автомобиля в хозяйственной деятельности предприятия. На этом основании отнесение к составу валовых расходов полной суммы арендной платы за месяц представляется вполне обоснованным.

Единственный вариант, когда доказательство связи арендной платы с хозяйственной деятельностью (а следовательно, и отнесение ее к валовым расходам) представляется невозможным, – это отъезд арендодателя в отпуск на собственном автомобиле на срок, превышающий календарный месяц. Правда, в этом случае в соответствии со ст.263 Гражданского кодекса Украины (ГК) наниматель вправе требовать от наймодателя возмещения убытков, причиненных задержкой выполнения договора, или со своей стороны отказаться от договора и взыскать убытки, причиненные его невыполнением. Кроме того, согласно ст.266 ГК наниматель вправе требовать соответствующего уменьшения платы в случае, если при этом возможность предусмотренного договором пользования нанятым имуществом существенным образом уменьшилась.

Необходимо обратить внимание еще на один интересный момент. Размер арендной платы устанавливается в договоре аренды на договорных началах. Поэтому сумма арендной платы может существенно отличаться (как в большую, так и в меньшую сторону) от соответствующей суммы амортизационных отчислений, что никак не влияет на возможность включения платежей по договору в состав валовых расходов (за исключением случаев, когда сторонами договора выступают связанные лица).

В том случае, если предприятие приобретает ГСМ для собственного или арендованного автомобиля, такие расходы не подлежат включению в состав валовых расходов (пп.5.4.10 ст.5 Закона о прибыли). Если же эти материалы приобретаются арендодателем за свой счет, а затем компенсируются ему в виде уплаты арендной платы в повышенном размере (но не в виде прямой компенсации стоимости таких материалов), такая арендная плата будет включаться в состав валовых расходов. Правда, при этом соответствующим образом увеличится и совокупный налогооблагаемый доход арендодателя (за исключением случая, когда арендодатель зарегистрирован в качестве субъекта предпринимательской деятельности и основным видом его деятельности является предоставление транспортных услуг).

В соответствии со ст.47 ГК нотариальное удостоверение договоров обязательно только в случаях, указанных в законе. Непосредственно в ГК установлена обязательность нотариального удостоверения следующих документов: доверенности, по которой полномочия передаются другому лицу (ст.68); договора о купле-продаже жилого дома, если хотя бы одной из сторон является гражданин (ст.227); договора дарения (ст.244); завещания (ст.541).

Законом Украины от 16.12.97 г. № 723/97-ВР «О лизинге» установлена обязательность заключения лизингового (арендного) договора в письменной форме без какого-либо упоминания о необходимости нотариального удостоверения договора. Письменная форма договора имущественного найма предусмотрена также ст.257 ГК в случае, если договор заключен между гражданами на срок более одного года или если объектом договора является имущество государственных, кооперативных и других общественных организаций.

Таким образом, действующим законодательством не предусмотрена обязательность нотариального удостоверения договора аренды имущества гражданина юридическим лицом. Достаточной является простая письменная форма заключения такого договора.

Срок действия договора имущественного найма согласно ст.258 ГК определяется по соглашению сторон, если иное не установлено действующим законодательством. Если такой договор заключается в форме договора оперативного лизинга, максимальный срок его действия должен быть меньше срока, за который амортизируется 90% стоимости объекта лизинга, определенной на момент составления договора (пп.2 п.1 ст.4 Закона Украины «О лизинге»).

Продлить договор имущественного найма можно двумя способами: или путем заключения нового договора, или путем внесения изменений (подписания дополнительного соглашения) в соответствующую статью заключенного ранее договора. Вместе с тем следует отметить, что согласно ст.260 ГК в случае продолжения пользования имуществом (в данном случае транспортным средством) после окончания срока действия договора при отсутствии возражений со стороны наймодателя договор считается возобновленным на неопределенный срок и любая из сторон вправе в любое время отказаться от выполнения условий договора, предупредив об этом другую сторону за один месяц.

Правда, с точки зрения налогообложения прибыли предприятий, существенным условием договора аренды должен быть срок его действия. Поэтому во избежание ненужных сложностей во взаимоотношениях с контролирующими органами по поводу формирования валовых расходов предпочтительным является заключение нового договора или продление срока его действия путем заключения соответствующего дополнительного соглашения.