Правильное оформление выдачи денежных средств на командировку и ГСМ (в подотчет)
Для перевозки грузов по территории Украины предприятие арендует автомобили, владельцами которых являются: частный предприниматель, частная фирма (юридическое лицо), физическое лицо (без заключения трудового договора с предприятием), автобаза (водитель является работником автобазы).
Как правильно оформлять выдачу денежных средств на командировку и ГСМ (в подотчет) в каждом из перечисленных вариантов?
Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо
Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком
Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов
Общими положениями Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (с изменениями и дополнениями), установлено, что "служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации... на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы".
Пунктом 7 Порядка ведения кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением НБУ от 02.02.95 г. № 21, с изменениями и дополнениями (далее - Порядок), определено, что "лица, которые получили наличность под отчет, обязаны представить в бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных (или по каким-либо причинам частично или полностью не израсходованных) суммах не позднее: по командировкам - 3 рабочих дней после возвращения из командировки,.. на все другие производственные (хозяйственные) нужды - следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет. Если из кассы предприятия его работнику одновременно выдана наличность на командировку и средства под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья или металлолома), то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно представить в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, которая была ему выдана для решения производственных (хозяйственных) вопросов, и авансовый отчет об израсходованных средствах непосредственно на командировку".
Принимая во внимание вышеизложенное, предприятие может направить в командировку, а значит, выдать денежные средства на командировочные расходы и на ГСМ исключительно физическому лицу, состоящему с ним в трудовых отношениях. Следовательно, независимо от того, с кем заключен договор аренды автотранспортного средства, деньги в подотчет предприятие может выдать только водителю - своему сотруднику.
Для правильного оформления компенсации названных Вами в вопросе расходов на перевозку грузов предприятию-арендатору можно рекомендовать заключить дополнительный договор. Согласно этому договору арендодатель - субъект предпринимательской деятельности будет дополнительно предоставлять услуги по перевозке грузов, а арендатор - оплачивать эти услуги наличными или безналичными средствами. В стоимость этих услуг арендодатель, сотрудником которого является водитель сдаваемого в аренду автомобиля, сам включит расходы на командировку своего водителя и на ГСМ.
Вместе с тем, осуществляя оплату таких услуг наличными средствами, следует иметь в виду, что абзацем пятым п.1 Порядка определено, что наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами могут проводиться как за счет средств, полученных в кассах банков, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), и прочих кассовых поступлений.
Сумма расчета наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) с другим предприятием (индивидуальным предпринимателем) не должна превышать 3 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом количество предприятий (индивидуальных предпринимателей), с которыми проводятся расчеты в течение дня, не ограничивается. Внесение платежей предприятия (индивидуального предпринимателя) другому предприятию (индивидуальному предпринимателю) сверх установленной предельной суммы (3 тыс. грн.) проводится исключительно в безналичном порядке.
Еще один вариант: с водителем, который не является ни частным предпринимателем, ни сотрудником арендатора или арендодателя автотранспортного средства, предприятию следует заключить договор подряда (договор гражданско-правового характера) на выполнение работ по вождению транспортного средства. На такое физическое лицо не распространяется трудовое законодательство, оно самостоятельно организовывает выполнение работы и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Стоимость таких работ должна включать все расходы, понесенные таким физическим лицом в связи с выполнением своих обязательств по доставке груза.
Array
Похожие записи

Вопросы ст.24 Закона Украины «Об оплате труда»
10.03.2004

ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ БЕСПЛАТНЫХ УСЛУГ РЕЛИГИОЗНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
31.10.2005

Ответственность для бухгалтеров при огромной дебиторской задолженности
09.03.2004