Правильное оформление выдачи денежных средств на командировку и ГСМ (в подотчет)

Для перевозки грузов по территории Украины предприятие арендует автомобили, владельцами которых являются: частный предприниматель, частная фирма (юридическое лицо), физическое лицо (без заключения трудового договора с предприятием), автобаза (водитель является работником автобазы). 
Как правильно оформлять выдачу денежных средств на командировку и ГСМ (в подотчет) в каждом из перечисленных вариантов? 

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Общими положениями Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (с изменениями и дополнениями), установлено, что "служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации... на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы". 
Пунктом 7 Порядка ведения кассовых операций в национальной валюте Украины, утвержденного постановлением НБУ от 02.02.95 г. № 21, с изменениями и дополнениями (далее - Порядок), определено, что "лица, которые получили наличность под отчет, обязаны представить в бухгалтерию предприятия или централизованную бухгалтерию отчет об израсходованных (или по каким-либо причинам частично или полностью не израсходованных) суммах не позднее: по командировкам - 3 рабочих дней после возвращения из командировки,.. на все другие производственные (хозяйственные) нужды - следующего рабочего дня после выдачи ее под отчет. Если из кассы предприятия его работнику одновременно выдана наличность на командировку и средства под отчет для решения в этой командировке производственных или хозяйственных вопросов (в том числе и для закупки сельскохозяйственной продукции и заготовки вторичного сырья или металлолома), то подотчетное лицо независимо от срока командировки в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки должно представить в бухгалтерию предприятия одновременно отчет о сумме, которая была ему выдана для решения производственных (хозяйственных) вопросов, и авансовый отчет об израсходованных средствах непосредственно на командировку". 
Принимая во внимание вышеизложенное, предприятие может направить в командировку, а значит, выдать денежные средства на командировочные расходы и на ГСМ исключительно физическому лицу, состоящему с ним в трудовых отношениях. Следовательно, независимо от того, с кем заключен договор аренды автотранспортного средства, деньги в подотчет предприятие может выдать только водителю - своему сотруднику. 
Для правильного оформления компенсации названных Вами в вопросе расходов на перевозку грузов предприятию-арендатору можно рекомендовать заключить дополнительный договор. Согласно этому договору арендодатель - субъект предпринимательской деятельности будет дополнительно предоставлять услуги по перевозке грузов, а арендатор - оплачивать эти услуги наличными или безналичными средствами. В стоимость этих услуг арендодатель, сотрудником которого является водитель сдаваемого в аренду автомобиля, сам включит расходы на командировку своего водителя и на ГСМ. 
Вместе с тем, осуществляя оплату таких услуг наличными средствами, следует иметь в виду, что абзацем пятым п.1 Порядка определено, что наличные расчеты предприятий и индивидуальных предпринимателей между собой, а также с гражданами могут проводиться как за счет средств, полученных в кассах банков, так и за счет выручки, полученной от реализации товаров (работ, услуг), и прочих кассовых поступлений. 
Сумма расчета наличностью одного предприятия (индивидуального предпринимателя) с другим предприятием (индивидуальным предпринимателем) не должна превышать 3 тыс. грн. в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. При этом количество предприятий (индивидуальных предпринимателей), с которыми проводятся расчеты в течение дня, не ограничивается. Внесение платежей предприятия (индивидуального предпринимателя) другому предприятию (индивидуальному предпринимателю) сверх установленной предельной суммы (3 тыс. грн.) проводится исключительно в безналичном порядке. 
Еще один вариант: с водителем, который не является ни частным предпринимателем, ни сотрудником арендатора или арендодателя автотранспортного средства, предприятию следует заключить договор подряда (договор гражданско-правового характера) на выполнение работ по вождению транспортного средства. На такое физическое лицо не распространяется трудовое законодательство, оно самостоятельно организовывает выполнение работы и не подчиняется внутреннему трудовому распорядку. Стоимость таких работ должна включать все расходы, понесенные таким физическим лицом в связи с выполнением своих обязательств по доставке груза.