Отсутствие подтверждающих документов на расходование бензина 

По соглашению с директором о выплате компенсации предприятие использует в хозяйственной деятельности его автомобиль. Директору также выдаются талоны на бензин, и на поездки в рабочее время выписываются путевые листы. Ежемесячно директор отчитывается по использованному бензину, предоставляя в бухгалтерию кассовые чеки с автозаправки. За январь он предоставил чеков на сумму 5000 грн., хотя талонов было выдано на 6000 грн. Путевые листы с показаниями спидометра подтверждают расход бензина на 6000 грн. Что делать с разницей?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В данной ситуации существует высокий риск того, что разницу придется включить в налогооблагаемый доход директора. Ведь директор не может документально подтвердить факт расходования талонов на «отоваривание» бензина.

Кстати, налоговики считают необходимым включать в налогооблагаемый доход работника стоимость горючего, которое приобретается предприятием для эксплуатации автомобиля с целью исполнения работниками служебных обязанностей (письмо Главного управления ГФС в г. Киеве от 01.12.2016 г. № 25320/10/26-15-13-01-12⁽¹⁾). По мнению контролеров, в таких случаях у работника возникает доход в виде дополнительного блага на основании пп.«е» пп.164.2.17 ст.164 НКУ.

Намек на такое налогообложение содержит и письмо ГФС от 12.08.2016 г. № 17575/5/99-99-13-02-03-15. Правда, в нем налоговики сделали оговорку, что для получения более конкретного ответа необходимо детальное изучение документов (материалов), касающихся затронутых вопросов.

Между тем, включение всей стоимости горючего, израсходованного на эксплуатацию автомобиля, который используется для исполнения служебных обязанностей директора, представляется необоснованным.

Так, в пп.«а» п.164.2.17 ст.164 НКУ указано, что в доход, полученный плательщиком налога в качестве дополнительного блага, включается в стоимость использования жилья, других объектов материального или нематериального имущества, которые принадлежат работодателю, предоставленных плательщику налога в бесплатное пользование, или компенсации стоимости такого использования, кроме случаев, когда такое предоставление обусловлено выполнением плательщиком налога трудовой функции в соответствии с трудовым договором (контрактом) или предусмотрено нормами коллективного договора или в соответствии с законом в установленных ими пределах.

В рассматриваемой ситуации работник использует имущество (автомобиль), для эксплуатации которого ему предоставляются талоны. Поскольку такие операции связаны с исполнением служебных обязанностей работника (его трудовой функции), то доход у директора в части предоставленных ему талонов в общем случае возникать не может.

Однако, если он не предоставляет расчетный документ (чек регистратора расчетных операций с автозаправочной станции), то и подтвердить документально тот факт, что талоны использовались им с целью выполнения трудовой функции, он не сможет.

Вот тогда у него и возникает налогооблагаемый доход на основании пп.«а» и пп.«е» п.164.2.17 ст.164 НКУ. Причем такой доход предоставляется в неденежной форме, поэтому его сумму рассчитывают с учетом «натурального» коэффициента согласно п.164.5 ст.164 НКУ.

Из этого дохода также удерживают военный сбор, но без натурального коэффициента (пп.1.2, 1.3 п.161 подраздела 10 раздела ХХ НКУ, письма ГФС от 29.12.2015 г. № 28032/6/99-99-17-03-03-15, от 08.06.2016 г. № 12631/6/99-99-13-02-03-15, от 08.06.2016 г. № 12626/6/99-99-13-02-03-15).

Есть риск начисления на такие суммы и ЕСВ. Ведь в фонд дополнительной заработной платы включаются в том числе «прочие выплаты, которые имеют индивидуальный характер» (пп.2.3.4 Инструкции № 5⁽²⁾).

Возможно также, что налоговики потребуют начислить на переданные работнику талоны налоговые обязательства по НДС на основании абзаца второго п.188.1 ст.188 НКУ как на бесплатную поставку материальных ценностей (бензина).

В принципе, работник может компенсировать стоимость талонов. Тогда налогооблагаемого дохода у него не возникнет, соответственно, не будет объекта обложения НДФЛ, военного сбора и ЕСВ. Однако придется начислить налоговые обязательства по НДС на сумму компенсации (с учетом норм абзаца второго п.188.1 ст.188 НКУ в части минимальной базы обложения НДС).

Как правило, на практике так и поступают, при этом работнику (для проведения компенсации) выдают нецелевую благотворительную финансовую помощь. Напомним, что согласно пп.170.7.3 ст.170 НКУ не включается в налогооблагаемый доход сумма нецелевой благотворительной помощи, в том числе материальной, которая предоставляется резидентами — юридическими или физическими лицами в пользу плательщика налога в течение отчетного налогового года совокупно в размере, который не превышает сумму предельного размера дохода, определенного согласно абз.1 пп.169.4.1 ст.169 НКУ, установленного на 1 января такого года (в 2017 г. — 2240 грн.).

В рассматриваемом случае этой суммы для компенсации стоимости неподтвержденного расходования бензина вполне хватает.