ИСПОЛЬЗОВАНИЕ В КОМАНДИРОВКЕ ПЛАТЕЖНОЙ КАРТОЧКИ

Может ли подотчетное лицо, находясь в командировке в пределах Украины, рассчитываться за услуги гостиницы личной платежной карточкой? 

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Предприятие, которое направляет работников в командировку в пределах Украины и за границу, согласно разделу «Общие положения» Инструкции № 59¹ и п.4 Постановления № 663² обязано обеспечить их авансом. Причем такой аванс может быть выдан как в наличной, так и в безналичной форме (путем зачисления на соответствующий счет для использования с применением платежных карточек). Принимая во внимание требования Инструкции № 492³, такие счета называются не иначе, как карточными счетами. То есть, направляя работника в командировку, предприятие может обеспечить его авансом на командировку в безналичной форме только путем перечисления денежных средств на такой картсчет. Именно для таких случаев п.3.10 и п.3.13 Инструкции № 137⁴ предусмотрено два варианта: 
- средства зачисляются на картсчет предприятия и для их использования применяется корпоративная платежная карточка; 
- средства зачисляются непосредственно на картсчет командированного работника (для тех предприятий, которые не имеют корпоративных карточек) и для их использования работник применят личную платежную карточку. 
В свою очередь п.3.5 Инструкции № 137 определено, что платежная карточка может быть использована для: безналичной оплаты за товары, работы, услуги; получения наличности в кассах банков, других финансовых учреждений, торговцев и через банкоматы; перечисления денежных средств со своих картсчетов на счета других лиц. Подытоживая изложенное, приходим к выводу, что Инструкция № 137 фактически разрешает использовать для оплаты командировочных расходов (в данном случае услуги гостиницы) личную платежную карточку работника направленного в командировку. 
Что же касается непосредственно услуг гостиниц, то нелишним будет напомнить, что согласно Инструкции № 59 командированному в пределах Украины работнику, при наличии оригиналов подтверждающих документов, возмещаются расходы на наем жилого помещения в размере фактических расходов с учетом бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (стирка, чистка, починка и утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором, телефоном (кроме расходов на телефонные переговоры) и др. Если же речь идет о загранкомандировке, тогда работнику должны быть возмещены расходы на оплату счетов за проживание в гостиницах (мотелях) или наем других жилых помещений, а также включенных в такие счета расходов на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и утюжка одежды, белья, обуви), за пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером. 
Обращаем внимание, что денежные средства, которые зачислены на личный картсчет командированного работника, считаются выданными ему под отчет. То есть фактически данную операцию можно приравнять к выдаче командированному работнику аванса наличностью. Использование их в обязательном порядке должно быть подтверждено соответствующими отчетными документами (в том числе документами по операциям с применением платежных карточек). 
В заключение несколько слов о еще одном моменте, на который особо следует обратить внимание при использовании платежной карточки в командировке — срок представления авансового отчета. В соответствии с пп.9.10.4 ст.9 Закона об НДФЛ командированный работник, использующий платежную карточку, должен отчитаться: 
- до окончания 3 банковского дня после завершения командировки, если командированным лицом с помощью платежной карточки была получена наличность. В этот же срок работник должен вернуть излишне израсходованную наличность; 
- в течение 10 (а при наличии уважительных причин 20) банковских дней, если при применении платежных карточек во время служебных командировок осуществлялись расчеты в безналичной форме. 
Однако есть одно но. В первом абзаце пп.9.10.4 ст.9 Закона об НДФЛ упоминаются только корпоративные платежные карточки и ни слова о личных. То есть до конца неясно, распространяются ли установленные этим подпунктом сроки представления командировочного отчета на использование работником личной платежной карточки в командировке. По мнению автора, распространяются и вот почему. Во-первых, в последующих абзацах пп.9.10.4 ст.9 Закона об НДФЛ уже не конкретизируется, какая именно карточка была использована. Во-вторых, в первом абзаце присутствует всеобъемлющее «другие платежные документы». И в-третьих, именно Закон об НДФЛ устанавливает порядок и сроки представления отчета об использовании денежных средств, предоставленных на командировку и собственно другой альтернативы на сегодня просто нет⁵. 
В бухгалтерском учете использование личной платежной карточки в командировке будет выглядеть так, как показано в таблице (приведенные суммы условные). 
Таблица. Бухгалтерский учет «безналичного» аванса на командировку