ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ЛИЧНОГО АВТОМОБИЛЯ В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Предприятие заключило с директором договор использования его собственного автомобиля для служебных целей. Для того чтобы не оформлять путевые листы, в договоре оговорено, что ежемесячно предприятие компенсирует расходы на бензин в сумме не более 1000 грн. Реализуется это положение через авансовые отчеты директора с приложением чеков с АЗС.

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Будут ли такие компенсационные выплаты облагаться НДФЛ?

На практике нередки случаи, описанные в вопросе. Чтобы не вести первичную транспортную документацию (путевые листы, документы по приобретению и расходованию топлива) либо по другим причинам, субъекты предпринимательства заключают не договор аренды легкового автомобиля, а договор (соглашение) с работником об использовании его личного автомобиля для служебных целей с выплатой компенсации за такое использование.

Однако суть такого договора для выплаты денежной компенсации должна иметь другой характер. А именно.

Согласно ст.125 КЗоТ выплата компенсации работнику предусмотрена за использование своего инструмента для нужд предприятия¹. В настоящее время возможность получения работником компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях подтверждается письмом Госпредпринимательства от 03.07.2007 г. № 4773². Сумма компенсации признается контролирующими органами в составе валовых расходов субъекта предпринимательской деятельности на основании пп.5.6.1 ст.5 Закона о прибыли³. Конечно же, обязательным условием для признания является правильно документально оформленная хозяйственная операция по выплате компенсации.

Основным документом для совершения операции по использованию личного легкового автомобиля и выплаты компенсации является договор или соглашение между предприятием и работником. В договоре должно быть указано, что компенсация выплачивается именно за износ автомобиля, а не на приобретение ГСМ. Если же в договоре будет предусмотрена компенсация затрат на ГСМ, ремонт, техобслуживание, то такой договор не будет соответствовать норме КЗоТ. В письме Госпредпринимательства рекомендованы также документы, необходимые для выплаты компенсации, такие как решение руководителя о выплате компенсации, распоряжение о назначении ответственного за использование автомобиля, ежемесячное распоряжение на выплату. В договоре также должна быть указана сумма компенсации. Не лишним будет указать и метод расчета суммы компенсации.

Учитывая то, что компенсация выплачивается за износ автомобиля, а сумма ее не установлена, предприятию необходимо самостоятельно рассчитать сумму компенсации. Для осуществления расчета работник должен предоставить предприятию документы, подтверждающие стоимость автомобиля (документы на приобретение, оценочный акт и др.).

Ввиду того, что в вопросе указана сумма 1000 грн. в месяц, следует обратить внимание на стоимость (первоначальную, если он новый, и оценочную — если он уже в эксплуатации) используемого автомобиля, чтобы классифицировать выдаваемую сумму как компенсацию за использование автомобиля. Затем определить срок полезного использования, посчитать сумму износа и посмотреть, как она «укладывается» в 1000 грн. А также переделать договор, убрав оттуда вопрос компенсации стоимости ГСМ.

Сумма компенсации облагается НДФЛ, несмотря на то, что прямой нормы о включении ее в налогооблагаемый доход Законом об НДФЛ не предусмотрено. Такой вывод можно сделать на основании того, что не предусмотрено также и невключение таких выплат в доходы для налогообложения на основании п.4.3 ст.4 указанного Закона. Это значит, что такие суммы должны быть включены в доход физического лица на основании пп.4.2.12 ст.4 данного Закона как другие доходы⁴.

Следует заметить, что расходы на приобретение ГСМ, ремонт автомобиля, его техобслуживание могут осуществляться предприятием в силу использования легкового автомобиля в хозяйственной деятельности, что законодательно не запрещено.

Если же все-таки договор будет оставлен в прежнем виде, и стоимость ГСМ будет компенсироваться на основании чеков РРО, оформленных через авансовый отчет, то сумма компенсации также должна быть включена в налогооблагаемый доход работника с удержанием НДФЛ.