Авансовый отчет, в котором оформлены все документы на разные виды валют

Предприятие осуществляет международные перевозки. В рейсе водитель оплачивает расходы за стоянку и проезд по дорогам, закупает дизельное топливо и др. При этом водитель рассчитывается в валюте тех стран, через которые проходит маршрут движения. 
Может ли бухгалтер принимать от водителя один авансовый отчет, в котором оформлены все документы на разные виды валют? Можно ли принимать авансовый отчет общей суммой без внесения в отчет каждого документа в отдельности? 

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо разобраться, каким образом бухгалтер предприятия, принимая авансовый отчет прибывшего из загранкомандировки лица, рассчитывает его фактические командировочные расходы. 
Вопросы, связанные с загранкомандировками, регулируются постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 "О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу" и приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 "Об утверждении Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу" (далее - Инструкция № 59). 
Согласно пп.1.15 Инструкции № 59 после возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об израсходованных в командировке средствах. Необходимо помнить, что к авансовому отчету должны прилагаться оригиналы документов, подтверждающих стоимость оплаченных расходов, с указанием формы их оплаты (наличностью, чеком, кредитной карточкой, безналичным расчетом). К отчету прилагается ксерокопия отметок в загранпаспорте, заверенная отделом кадров или руководителем предприятия. 
В загранкомандировку аванс может быть выдан или в свободно конвертированной валюте, или в национальной валюте тех стран, куда командирован сотрудник. Если водителю предприятия выдан аванс в валюте тех стран, которые он проезжает, то у него нет необходимости менять валюту при заправке автомобиля и прочих расходах. В таком случае водитель вписывает в авансовый отчет все подтверждающие расходные документы, то есть кассовые чеки в соответствующей валюте (в злотых, в марках, франках и т.д.). Поскольку под отчет водителю выдавалась валюта, ее курс обмена на дату возврата в кассу не имеет значения. При этом водитель просто не сможет показать расходы, например по трем валютам, которыми он рассчитывался, одной суммой в авансовом отчете. Для этого суммы в разных валютах необходимо будет привести к какой-то одной валюте, пересчитав их по кросс-курсу. Выполнение такого перерасчета в таком случае не только не нужно, но и может привести к ошибкам при определении реального закрытия валютной задолженности подотчетного лица. 
Если для окончательного расчета по командировке водителю должны вернуть израсходованные им личные средства или если по каким-либо причинам он не получил аванс, то выплата ему осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному НБУ на день погашения задолженности (то есть на дату представления авансового отчета), но не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки. 
Если водитель получил аванс в свободно конвертируемой валюте, то по мере необходимости ему все равно придется ее обменивать: для заправки, уплаты сбора за проезд, при оплате стоянки автомобиля, оплаты гостиницы и др. Для правильного учета таких операций водитель должен сохранять документы, подтверждающие обмен валюты. При пересчете суммы валюты, израсходованной работником, для определения реальной суммы задолженности работника перед предприятием или предприятия перед работником необходимо использовать курс обмена, указанный в этих документах. При отсутствии документов, подтверждающих обмен валюты, в которой выдан аванс, на национальную валюту соответствующей страны, пересчет расходов, понесенных в командировке (при условии их документального подтверждения), осуществляется исходя из кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному валютному курсу, установленному Национальным банком Украины на день утверждения авансового отчета. Согласно постановлению правления НБУ от 25.03.96 г. № 68 "Об утверждении Правил осуществления конверсионных операций с наличной иностранной валютой уполномоченными банками" кросс-курс - это соотношение между двумя валютами, которое определено через их курс к третьей валюте. 
В случае отсутствия у подотчетного лица документов об обмене валюты при определенном соотношении кросс-курса и реального курса обмена в стране командировки может возникнуть ситуация, при которой окажется, что работник израсходовал валюты меньше, чем определил бухгалтер, и следовательно, валютная задолженность работника перед предприятием не может быть закрыта. При проверке налоговый инспектор может сделать вывод, что подотчетное лицо своевременно не возвратило часть выданного валютного аванса, а согласно ст.2 Закона Украины от 06.06.95 г. № 217/95-ВР "Об определении размера убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" задолженность работников предприятия в случае невозврата в установленный срок аванса, выданного в иностранной валюте на служебную командировку или хозяйственные нужды, и в других случаях невозврата полученной под отчет иностранной валюты взыскивается в сумме, эквивалентной тройной сумме (стоимости) указанных валютных ценностей, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу Национального банка Украины на день погашения задолженности. 
Поэтому бухгалтер предприятия должен требовать от подотчетного лица при заполнении авансового отчета по загранкомандировке вносить каждый расчетный документ отдельной строкой, что избавит его от ошибок при пересчете валюты.