Порядок осуществления командировок за границу

Имеет ли право предприятие, направляющее в загранкомандировку работника, получить в банке иностранную валюту на хозяйственные нужды для приобретения командированным работником необходимых для работы предприятия канцтоваров (календарей, маркеров и т.д.)?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Порядок осуществления командировок за границу изложен в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59). 
Согласно п.1.2 раздела II Инструкции № 59 предприятие, направляющее работника в командировку за границу, обеспечивает его денежными средствами в национальной валюте страны, в которую командируется работник, или в свободно конвертируемой валюте. 
Пунктом 1.4 раздела II Инструкции № 59 предусмотрено возмещение ряда расходов, осуществляемых за время пребывания работника в командировке за границей. В частности, возмещаются расходы на оплату счетов за проживание в гостиницах или наем других жилых помещений, на питание и некоторые бытовые услуги. Так же возмещаются расходы на оплату телефонных счетов, на комиссионные (в случае пользования услугами обменных пунктов), другие документально подтвержденные расходы, связанные с правилами пребывания в месте командировки, включая любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов. Кроме названных расходов командированному работнику в соответствии с постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 «О нормах возмещения расходов на командировку в пределах Украины и за границу» возмещаются в рамках предельных норм неподтвержденные документально расходы на питание и другие собственные нужды (суточные расходы), возникшие в связи с командировкой. 
Проанализировав приведенный перечень расходов, можно сделать вывод, что в нем не предусмотрены расходы на приобретение работником канцелярских принадлежностей для нужд предприятия (канцелярские принадлежности приобретаются для использования в работе предприятия и, соответственно, расходы на их приобретение к составу представительских расходов не относятся). 
Далее обратимся к документу, регулирующему использование предприятиями наличной иностранной валюты. 
На основании п.1.1 Правил использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденных постановлением правления НБУ от 26.03.98 г. № 119 (далее — Правила № 119), использование наличной иностранной валюты с собственных текущих счетов разрешается юридическим лицам — резидентам в случае командирования своих работников за границу. При этом наличная иностранная валюта выдается на оплату суточных расходов и расходов, связанных с наймом помещения для жилья (оплату гостиниц), бронирование мест в гостиницах, транспортных и других расходов за границей, которые осуществляются согласно действующему законодательству Украины, регулирующему вопросы возмещения расходов на командировки за границу. 
На основании вышеизложенного можно сделать вывод, что, отправляя работника в командировку за границу, предприятие не сможет получить в банке с валютного счета иностранную валюту на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских принадлежностей), ибо это не предусмотрено действующими нормативными документами НБУ. 
Предположим, что предприятие на основании заполненной заявки получило иностранную валюту в банке на разрешенные хозяйственные нужды, связанные с командировкой за границу (например, на эксплуатационные расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля). Согласно пп.1.1.1 п.1.1 Правил № 119 выдача наличной иностранной валюты с текущего счета на командировку за границу осуществляется уполномоченным банком только при наличии заявки предприятия, в которой, кроме всего прочего, должен быть представлен расчет расходов и зафиксирована цель получения наличной иностранной валюты. Поэтому получение предприятием наличной иностранной валюты под разрешенные хознужды и использование ее на неразрешенные не будет решением проблемы в данной ситуации. Ведь подтверждением нецелевого использования наличной валюты, полученной в банке на командировку, будет авансовый отчет работника, с приложенными к нему расчетными документами, подтверждающими приобретение канцелярских принадлежностей за наличную иностранную валюту. Согласно п.4.12 Правил № 119 наличная иностранная валюта, полученная юридическими лицами — резидентами в уполномоченном банке, используется исключительно на цели, на которые она получена. На владельцев счетов возлагается ответственность за ее целевое использование. 
Командированный работник, приобретая канцелярские принадлежности для своего предприятия за наличную иностранную валюту, нарушает валютное законодательство Украины. Согласно требованиям ст.7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93 «О системе валютного регулирования и валютного контроля» (далее — Декрет № 15-93) в расчетах между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота используется в качестве платежа иностранная валюта. При этом такие расчеты осуществляются только через уполномоченные банки. На основании п.1.6 Положения о валютном контроле, утвержденного Постановлением НБУ от 08.02.2000 г. № 49, осуществлением расчетов через уполномоченные банки является проведение расчетов в безналичной форме, если иное прямо не установлено законодательством. 
На основании ст.16 Декрета № 15-93 за нарушение резидентом порядка расчетов, установленных ст.7 этого Декрета, применяется штраф в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, которые использовались при таких расчетах. Порядок применения штрафных санкций за нарушение валютного законодательства установлен приказом ГНАУ 
от 04.10.99 г. № 542*. Пунктом 2.2 вышеназванного порядка предусмотрено, что за осуществление расчетов между резидентами и нерезидентами в пределах торгового оборота без участия уполномоченного банка налагается штраф на резидента в размере, эквивалентном сумме валютных ценностей, которые использовались при расчетах, пересчитанной в валюту Украины по обменному курсу НБУ на день осуществления таких операций. 
«Штрафоопасной» является и ситуация, когда работник тратит на приобретение канцелярских принадлежностей наличную валюту, выданную на суточные расходы. Работник, приобретая канцелярские принадлежности для нужд предприятия, выступает в данной ситуации как подотчетное лицо. И если на территории Украины получение наличности под отчет на хознужды и приобретение за эту наличность материальных ценностей для предприятия является обычной и полностью законной операцией, то такие действия за границей являются нарушением валютного законодательства Украины. Поэтому, по мнению автора, предприятие в случае острой необходимости приобретения за границей каких-либо эксклюзивных канцелярских принадлежностей должно применять безналичный способ расчета. 
Также не рекомендуется оплачивать приобретаемые для предприятия канцелярские принадлежности, используя корпоративную платежную карточку. На основании п.4.8 Положения о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденного постановлением Правления НБУ от 24.08.2001 г. № 367 (далее — Положение № 367), доверенные лица клиентов — юридических лиц могут осуществлять операции по безналичной оплате с применением корпоративных платежных карточек и получать наличность в иностранной валюте только в строго определенных случаях. Им разрешено получение наличности в иностранной валюте за пределами Украины для оплаты командировочных расходов. Также им разрешается проводить расчеты в безналичной форме в иностранной валюте за пределами Украины, связанные с командировочными расходами и расходами представительского характера. При этом суммы, списанные с картсчета юридического лица на проведение вышеназванных операций, считаются выданными под отчет держателю платежной карточки. Согласно п.4.9 Положения № 367 корпоративные платежные карточки не используются для оплаты в иностранной валюте договоров (контрактов), которые осуществляются от имени резидентов. Приобретение канцелярских принадлежностей для нужд предприятия с использованием корпоративной карточки данным документом не предусмотрено (такие расходы не являются ни командировочными расходами, ни представительскими расходами).