Командировочные расходы: аренда автомобиля за границей

Предприятие планирует направить в командировку сотрудника за границу в связи с хозяйственной деятельностью плательщика налога, в соответствии с приказом, утвержденным руководителем предприятия, и составленным техническим заданием. В связи с производственной необходимостью работник, направленный в командировку, будет осуществлять проезд по территории иностранного государства на арендованном там автомобиле. Работник также будет приобретать горюче-смазочные материалы для автомобиля. Как такие расходы следует отражать в составе налоговых расходов предприятия?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В соответствии с пп.140.1.7 ст.140 НКУ при определении объекта налогообложения учитываются, в частности, командировочные расходы физических лиц, которые состоят в трудовых отношениях с таким плательщиком налога или являются членами руководящих органов плательщика налога, в пределах фактических расходов командированного лица на проезд (в том числе перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте). 
На практике расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются с учетом установленных норм за 1 километр пробега в соответствии с утвержденным маршрутом, который должен быть определен в приказе (распоряжении) руководителя предприятия. При расчете этих норм целесообразно руководствоваться Нормами расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Минтранса Украины от 10.02.98 г. № 43¹. Могут быть возмещены также другие расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сборы за проезд.
Указанные расходы могут быть включены в состав расходов плательщика налога только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость этих расходов. 
В п.138.2 ст.138 НКУ установлено четкое требование по наличию у налогоплательщика документов, подтверждающих налоговые расходы. В частности, расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, признаются на основании: 
– подтверждающих первичных документов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами бухгалтерского учета; 
– других документов, определенных разделом II НКУ. 
Правилами бухгалтерского учета, которые закреплены в п.2 ст.9 Закона о бухучете² и п.2.4 Положения № 88³, установлены обязательные реквизиты первичных учетных документов, среди которых название документа (формы), дата и место составления, название предприятия, от имени которого составлен документ, и т.п. 
Плательщик налога для определения объекта налогообложения имеет право на учет расходов, подтвержденных документами, которые составлены нерезидентами в соответствии с правилами других стран. По запросу представителя органа государственной налоговой службы плательщик налога обеспечивает за собственный счет перевод подтверждающих документов, выданных на иностранном языке. 
Важно отметить, что в пп.140.1.7 НКУ указаны документы, которые могут подтверждать связь командировки с хозяйственной деятельностьюплательщика налога и при наличии которых командировочные расходы могут быть включены в состав налоговых расходов. Среди таких документов, в частности, заключенный договор (контракт), приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью плательщика налога, и т. п. Причем этот перечень документов не является исключительным. 
Для признания расходов на аренду автомобиля за границей не лишним будет обоснование невозможности использовать транспорт общего пользования при определенных обстоятельствах. Это может быть изложено как в приказе о командировке, так и в общем Положении о командировке, утвержденном приказом руководителя предприятия⁴. 
Таким образом, очевидно, что пп.140.1.7 ст.140 НКУ позволяет включать в налоговые расходы фактические расходы, понесенные в связи с арендой автомобиля для проезда по месту командировки за границей, а также расходы на горюче-смазочные материалы, связанные с таким проездом. Это подтверждается также ответом на аналогичный вопрос, размещенным в Единой базе налоговых знаний (раздел 110)5, в котором, в частности, указано: «...в случае командировки за границу на служебном легковом автомобиле (в том числе арендованном) к составу расходов плательщика налога относятся уплаченные во время командировки за границу сборы за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам, а также расходы, связанные со стоянкой и парковкой автомобиля во время командировки, и расходы на приобретение горюче-смазочных материалов».