ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

В прошлом году инвентаризационная комиссия попыталась провести инвентаризацию программного обеспечения на каждом компьютере. В комиссию включили «технаря», но практически сразу же отказались от этой затеи. Пошли от обратного — решили проверить наличие и использование программного обеспечения, на которое есть лицензии.Но нам кажется, что это не совсем корректно. Ведь смысл инвентаризации состоит в том, чтобы зафиксировать наличие тех или иных активов и сверить фактическое состояние дел с документами.Как все-таки нужно проводить инвентаризацию программного обеспечения?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Ответ на поставленный вопрос содержится в п.4.3 Порядка № 732¹, согласно которому «при инвентаризации объектов права интеллектуальной собственности их наличиеустанавливается либо по документам, послужившим основанием для оприходования, либо дополнительно по документам, которыми оформлены (то есть подтверждаются) имущественные права». 
Получается, что инвентаризация таких нематериальных активов, как объекты права интеллектуальной собственности, в том числе программного обеспечения (отдельных компьютерных программ)², сводится к инвентаризации документов, удостоверяющих права на такой объект. Подход этот не вполне соответствует инвентаризационным задачам в целом: выявить фактическое наличие активов и сверить с данными бухгалтерского учета. Однако, учитывая специфическую форму программных продуктов, вряд ли к инвентаризации таких активов можно применить методы, используемые при инвентаризации, например, запасов или, скажем, основных средств. Видимо, поэтому разработчики Порядка № 732 предлагают как вариант отталкиваться от документов на программное обеспечение, а не от фактического наличия самих программных продуктов. 
Вместе с тем, по мнению автора, предприятие само должно определить для себя способ инвентаризации программного обеспечения. Главное, чтобы этот способ удовлетворял двум требованиям: выявить наличие³, определить легитимность (наличие документов) и ценностьдля хозяйственной деятельности предприятия. 
Объективная реальность заключается в том, что на компьютерах работников наряду с программным обеспечением, без которого невозможна как работа самого компьютера, так и работа, собственно, сотрудника (операционные системы, специальные прикладные программы, антивирусы и т.д.), установлено много других программ — проигрыватели для аудиопрослушивания и видеопросмотра; базы данных — карты городов, электронные издания (экономические, политические и др., которые поставляются бесплатно) и т.д. Причем руководитель, ответственный за наличие, контроль и сохранность ресурсов предприятия в целом, даже и не догадывается об арсенале всего программного обеспечения, скачанного из Интернет-ресурсов или установленного иным способом. В большинстве случаев такое программное обеспечение бесплатное, но в одних случаях оно легитимное, в других «взломанное». 
Легитимность программного обеспечения подтверждается лицензиями (то есть разрешением правообладателя). Разрешение может быть выдано за плату или бесплатно. В Интернете многие программы выкладываются самими разработчиками в свободном доступе. И если та или иная программа используется на компьютерах предприятия правомерно, но получена бесплатно, то, прежде чем говорить о бесплатном получении такого актива, необходимо оценить его ценность для хозяйственной деятельности предприятия. То есть ответить на вопрос, используется оно для предприятия или в личных целях. Аудио- и видеопроигрыватели могут использоваться в деятельности предприятия, но чаще такие программы — для работников. 
Что делать с «нехозяйственным» программным обеспечением? Выявить и уничтожить — не лучший выход, ведь такие программки делают нахождение на работе более приятным: хорошая музыка или приятный релакс-ролик в обеденный перерыв — только на пользу. В противном случае можно трудовую дисциплину довести до абсурда, и запретить семейные фотографии на столе, рисунки детей и репродукции известных художников на стенах и т.д. Много ли талантливых людей останется работать в «казармах»? 
Иначе выглядит ситуация, если лицензионное программное обеспечение получено бесплатно и используется для предприятия. Представители налоговых служб могут увидеть в этом операцию по бесплатному получению и предложить отразить ее в составе валового дохода. Однако для отражения в бухгалтерском и налоговом учете программного обеспечения этот актив необходимо оценить, и здесь предприятие наверняка столкнется с отсутствием информации о его стоимости. Ведь программный продукт распространяется бесплатно и на него попросту не существует цены. Поэтому такой актив останется неучтенным в бухгалтерском и налоговом учете. 
Бывают также случаи, когда документы на официально приобретенное, то есть лицензионное, программное обеспечение попросту утеряны. Само же программное обеспечение в это время прекрасно продолжает обслуживать производственные процессы, и вполне закономерно, что оно числится в активах предприятия. Если следовать принципу «инвентаризируем по документам», то отсутствие документов вынуждает признать недостачу, поскольку, исходя из логики, пользоваться программным обеспечением без документов нельзя. Но как-то очень неправильно только из-за отсутствия документов признавать недостачу функционирующего и имеющегося реально в наличии программного обеспечения. Скорее, необходимо предпринять меры по восстановлению документов. 
А вот с использованием нелицензионного программного обеспечения (его еще называют «взломанным») в деятельности предприятия нужно быть осторожным. И при выявлении такого программного обеспечения, если оно действительно необходимо, лучше наладить взаимоотношения с его разработчиком на договорных началах.