ИНВЕНТАРИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ: НАИМЕНОВАНИЕ ОБЪЕКТОВ ИНВЕНТАРИЗАЦИИ

Члены инвентаризационной комиссии, указывая товары и основные средства в инвентаризационных описях, иногда называют их иначе, нежели они числятся в бухгалтерском учете. Например, пишут «стул» в то время как в учете отражается «кресло». Соответственно, у бухгалтера, составляющего сличительные ведомости, возникают сомнения относительности правильности фактических данных инвентаризации. Как действовать бухгалтеру в этом случае, а главное, как правильно документально оформить подобного рода несоответствия?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Прежде чем дать ответ по сути поставленного вопроса, опишем последовательность составляемых документов в инвентаризационном процессе. Все начинается с составления приказа о проведении ежегодной инвентаризации. В этом документе указываются члены инвентаризационных комиссий, объекты инвентаризации и сроки ее проведения. Однако фактически инвентаризация начинается с указания объектов инвентаризации в инвентаризационных описях. При этом составляют отдельные описи по конкретным видам инвентаризируемых объектов (товары, сырье, материалы, основные средства и т.д.) по месту их хранения в привязке к материально ответственному лицу.

При проведении инвентаризации (если, конечно, она не проводится формально) обязательно выявляются какие-либо факты несоответствия остатков, порчи материальных ценностей вследствие неправильного хранения или использования объектов инвентаризации. Сведения о таких событиях фиксируются в протоколе, который составляется инвентаризационной комиссией. Этот документ (в отличие от инвентаризационных описей⁽¹⁾) вообще не имеет установленного образца, протокол составляется в произвольной форме. Однако сам процесс подсказывает, что в нем не только должны быть описаны факты нарушений, но и даны рекомендации по их устранению и предотвращению. Некоторые требования к содержанию протокола есть в п.11.4 Инструкции № 69⁽²⁾, но, очевидно, что объем сведений, которые могут и должны быть приведены в данном документе, гораздо шире.

Таким образом, к бухгалтеру для подведения итогов инвентаризации поступают инвентаризационные описи и протоколы — документы, подписанные и удостоверенные уполномоченными на то лицами. На основании указанных документов составляется сличительная ведомость — сугубо бухгалтерский документ. В этом документе фиксируются отклонения фактических данных от учетных и «выводятся» результаты инвентаризации — излишки и недостачи. Для этого бухгалтер проводить кропотливую работу, которая выходит за рамки элементарного осуществления проводок. Отличия в названии (название — это один из признаков, по которым идентифицируется инвентаризируемый объект) не может оставить равнодушным бухгалтера. Ему, конечно, следует выяснить, кроется ли ошибка только в названии.

В случае с объектами основных средств ситуация выглядит проще, ведь есть еще один признак их идентификации — инвентарный номер. И если номер, переписанный инвентаризационной комиссией с объекта, совпадает с номером, числящимся в учете, то, скорее всего, ошибка только в названии объекта. А значит, указывать бухгалтеру такой объект в сличительной ведомости все же не требуется, хотя оставить «памятку» на будущие времена будет не лишним. Для этого вполне подойдет бухгалтерская справка, которая в любом случае составляется при сличении учетных и фактических данных.

Что касается товаров, то отличие в названии может иметь более серьезные последствия. И здесь одной бухгалтерской справкой вряд ли можно обойтись. На предприятии, где много ответственных лиц, самое правильное — составить служебную записку, адресованную председателю инвентаризационной комиссии, с просьбой разъяснить ситуацию относительно выявленного несоответствия названий.

Отличие в названии может также послужить основанием для проведения выборочной повторной инвентаризации данной инвентаризационной позиции. Правда, решение о проведении такой инвентаризации принимает руководитель или уполномоченный им заместитель (кто-либо из этих лиц, как правило, выступает в качестве председателя инвентаризационной комиссии), поэтому служебную записку следует адресовать уже этому лицу.

Автору известны случаи, когда бухгалтеры в таких ситуациях не слишком утруждают себя заботами и «вслепую» (не выясняя причин ошибки в названии) исправляют ее, проводя пересортицу⁽³⁾. При этом обнадеживают себя тем, что пересортица без суммовых разниц не приводит к учетным последствиям, поскольку проводится зачет проводкой

Дт 28 (Товар «А1») Кт (Товар «А2»). Этой проводкой списывается товар с названием, указанным в бухгалтерии, и приходуется товар с названием, указанным в инвентаризационной описи. Поскольку считается, что это один и тот же товар, то его списание и оприходование проводится по одной цене, в равных суммах и количествах. Безналоговые последствия отражения в учете пересортицы успокаивают бухгалтера, позволяя ему обойтись «малой кровью».

Но давайте разберемся, что же может скрывать «не то» название.

В учете товар отражается так, как он описан в первичных документах, сопровождающих поставку товара. Конечно, это, скорее, традиция, нежели требования нормативных документов, хотя и в них встречаются подобного рода указания (см., в частности, приказ Минстата Украины от 21.06.96 г. № 193 «Об утверждении типовых форм первичных документов по учету сырья и материалов»). Следовательно, можно предположить, что в учете используется то название, которое указано в первичных документах. Если же это название не соответствует маркировке на товаре (а маркировка — обязательный элемент, который действующие законодательство⁽⁴⁾ требует наносить на товар, и именно с нее нужно переписывать название в инвентаризационную опись), возникают серьезные сомнения, действительно ли на складе находится именно тот товар, который указан в первичных документах и числится в учете. А подмена товара — это уже серьезно, и такое событие требует детального выяснения обстоятельств.

Одним словом, бухгалтеру в описанной ситуации лучше предпринять меры, которые смогут устранить возникающие сомнения, и получить убедительные доказательства того, что ошибка — исключительно в названии. А если дело только в этом, такой ошибки и вовсе можно избежать, если приготовить болванки инвентаризационных описей в бухгалтерии⁽⁵⁾.