Работник вернул фирменную одежду досрочно: налоговые последствия 

Предприятие обеспечивает работников фирменной одеждой, срок использования которой составляет 1 год (согласно приказу об учетной политике его классифицируют как МБП). Работник отработал 4 месяца и уволился, фирменную одежду вернул. Но по ряду причин возвращенную фирменную одежду нельзя выдать новому работнику. Есть ли способ списать эту одежду с минимальными налоговыми последствиями?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Прежде чем перейти к налоговым последствиям, стоит рассмотреть порядок обеспечения фирменной одеждой, ее учета (если это МБП) и выдачи в пользование⁽¹⁾.

Порядок обеспечения фирменной одеждой. Как правило, ее прописывают в колдоговоре, а при его отсутствии приказом руководителя утверждают порядок обеспечения работников фирменной одеждой, в котором и определяют:

• нормы и периодичность выдачи фирменной одежды;
• состав фирменной одежды (комбинезон, блузка, брюки, футболки и т. п.);
• круг работников, которым предоставляется фирменная одежда;
• правила возврата работником фирменной одежды (в том числе при увольнении) и условия компенсации стоимости одежды, если работник ее не вернул или повредил;
• случаи, в которых фирменную одежду можно списать досрочно;
• лиц, которые отвечают за приобретение, хранение и выдачу фирменной одежды на предприятии.

Учет фирменной одежды (МБП). Для ее учета предназначен субсчет 221 «Малоценные и быстроизнашивающие предметы». Инструкция № 291⁽²⁾ указывает на то, что аналитический учет МБП ведется по видам предметов по однородным группам, поэтому для учета фирменной одежды вводят отдельный аналитический счет.

Выдача в пользование фирменной одежды. Согласно п.23 ПБУ-9⁽³⁾ стоимость переданных в эксплуатацию МБП (в нашем случае — фирменная одежда) исключают из состава активов (списывают с баланса). Далее предприятие обязано организовать аналитический учет МБП в количественном выражении — по местам эксплуатации и ответственным лицам в течение срока их фактического использования.

Для отражения наличия и движения МБП используют типовые формы первичного учета, утвержденные Приказом № 145⁽⁴⁾. Хотя им предусмотрены формы учета только для спецодежды, но предприятие может их использовать и для учета фирменной одежды.

Для учета фирменной одежды, выданной работнику, можно использовать форму № МШ-6 «Личная карточка учета спецодежды, спецобуви и предохранительных приспособлений», которую заполняют в одном экземпляре. В такой карточке указывают выдачу в пользование фирменной одежды и ее возврат.

Возврат фирменной одежды при увольнении. Если работник увольняется, он утрачивает возможность использовать предоставленную ему фирменную одежду для выполнения трудовой функции. Следовательно, он должен вернуть на склад ранее выданную одежду, срок использования которой не истек. В бухгалтерском учете возврат спецодежды, как правило, не отражается. Такой мысли придерживается и ГФС, которая считает(5), что на субсчете 221 одежду учитывать уже не нужно.

Следовательно, возврат фирменной одежды также фиксируют только в аналитическом учете — в карточке формы № МШ-6 (по количеству). В этой же карточке материально ответственное лицо делает запись о возврате фирменной одежды, а при выдачи ее другому работнику — заводит на него новую карточку.

В то же время Инструкция № 291 содержит норму, согласно которой при возврате с эксплуатации пригодной для дальнейшего использования спецодежды она оприходуется по стоимости возможной реализации — Дт 221 Кт 719. Поэтому если возвращенная фирменная одежда пригодна для использования, то налоговики могут настаивать, что на основании Инструкции № 291 ее нужно оприходовать с отражением дохода. Тем более если фирменную одежду не выдавали другому работнику, а она хранится на складе.

Для досрочного списания фирменной одежды используют первичные документы, в которых указывают основания для такого списания. С этой целью можно использовать Акт выбытия малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-4) и Акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов (форма № МШ-8). Последняя форма предназначена для списания фирменной одежды (снятия ее с аналитического количественного учета) и сдачи полученных от списания отходов на склад.

Налоговые последствия. Поскольку стоимость фирменной одежды в виде МБП списывается на расходы при передаче ее в эксплуатацию, то в случае невозврата такой одежды ранее отраженные расходы в бухгалтерском и налоговом учете при определении налога на прибыль не корректируются.

Если даже возвращенная фирменная одежда была оприходована по требованию Инструкции № 291, а затем в том же отчетном периоде ее списали на основании акта списания (с обоснованием причин), то на базу обложения налогом на прибыль эти операции не повлияют, ведь имели место и доход, и расходы.

А вопрос обложения НДФЛ и военным сбором возникает только в случае, если работник при увольнении не возвращает фирменную одежду. Тогда ее стоимость включают в месячный налогооблагаемый доход работника, определяя базу налогообложения с применением коэффициента из п.164.5 ст.165 НКУ. Из стоимости невозвращенной одежды удерживают военный сбор и начисляют ЕСВ.