Место хранения первичных документов

Значительное количество субъектов хозяйствования – юридических лиц специализируются на осуществлении оптово-розничной торговли товарно-материальными ценностями. При этом далеко не всегда первичные документы хранятся ими непосредственно в самом месте реализации товара, что расценивается представителями ГФС как нарушение п.12 ст.3 Закона об РРО. Обязательно ли юридическое лицо должно обеспечивать хранение первичных документов именно в месте реализации товарно-материальных ценностей?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Следует отметить, что согласно п.12 ст.3 Закона об РРО все юридические лица, осуществляющие расчетные операции в наличной и/или в безналичной форме при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, обязаны вести в порядке, установленном законодательством, учет товарных запасов на складах и/или по месту их реализации, осуществлять продажу только тех товаров, которые отражены в таком учете.

Как видно из содержания этого пункта Закона, юридические лица должны вести учет товарных запасов в порядке, предусмотренном законодательством. При этом в самой норме не указано, что это за порядок. В то же время следует отметить, что правовые основы регулирования, организации, ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности устанавливаются Законом о бухучете⁽²⁾. Так, в соответствии с ч.5 ст.8 Закона о бухучете предприятие самостоятельно определяет собственную учетную политику, выбирает форму бухгалтерского учета и утверждает правила документооборота. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (ч.1 ст.9 Закона о бухучете). Иными словами, каждый субъект хозяйствования – юридическое лицо для себя устанавливает сам, где и в каком виде хранить первичные документы, а также как осуществлять их учет.

Нельзя оставить без внимания следующий факт. Принимая налоговые уведомления-решения о применении штрафных санкций за нарушение п.12 ст.3 Закона об РРО, представители ГФС подразумевают, что, поскольку учет товарных запасов не ведется по месту реализации товаров, то он не ведется предприятием в целом. Однако такая позиция является ошибочной и необоснованной. Это объясняется тем, что временное отсутствие первичных документов по месту хранения или реализации товарно-материальных ценностей никоим образом не свидетельствует о том, что этих документов нет вообще. Более того, отсутствие первичных документов при проведении проверки непосредственно в месте реализации либо хранения товаров не может быть квалифицировано как нарушение юридическим лицом требований п.12 ст.3 Закона об РРО, ведь объективная сторона данного правонарушения не включает действия по хранению первичной документации вне места торговли. Подтверждают данные выводы и суды (см., например, определение ВАСУ от 27.02.2017 г. № К/800/662/17 по делу № 820/16006/14).

Тем не менее, одних лишь логических умозаключений недостаточно для удовлетворения исковых требований субъекта хозяйствования, поскольку согласно ст.71 КАСУ⁽⁴⁾ каждая сторона должна доказать те обстоятельства, на которые она ссылается в качестве обоснования своих требований либо возражений. Чтобы подтвердить факт наличия первичных документов на товар, предприятие должно предоставить эти документы суду для ознакомления. При этом, принимая во внимание законодательные изменения, внесенные Законом № 1724⁽⁵⁾ в Закон о бухучете, такими документами могут выступать любые материалы, которые имеют отношение к товарно-материальным ценностям (расходные накладные, товарно-транспортные накладные, акты приемки-передачи, сертификаты качества, протоколы лабораторных исследований и т.д.). Кроме самих документов на товар, следует также предъявить суду приказы, которые регламентируют порядок ведения бухгалтерского учета на предприятии и устанавливают конкретное место хранения первичных документов (см. определение ВАСУ от 21.03.2017 г. № К/800/24889/16 по делу № 813/1882/13-а).