Командировка на автомобиле: нужен ли договор аренды 

расходами, или можно обойтись без него?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

В соответствии со ст.125 КЗоТ работники, использующие свои инструменты для нужд предприятия, имеют право на получение компенсации за их износ (амортизацию). При этом размер и порядок выплаты этой компенсации, если они не установлены в централизованном порядке, определяются собственником или уполномоченным им органом по согласованию с работником.

Правомерность применения этой нормы КЗоТ не только в отношении инструментов, но и личных автомобилей работников следует из п.3.22 Инструкции № 5⁽¹⁾, который к другим выплатам, не относящимся к фонду оплаты труда, относит «компенсации работникам за использование для нужд производства собственного инструмента и личного транспорта».

Данной точки зрения придерживаются иногда и в судебной практике. Например, Житомирский апелляционный административный суд в определении от 16.07.2014 г. по делу № 806/1575/14 исходил из того, что правомерным является то, что «предприятие использовало бензин в хозяйственных целях». При этом документально данное использование подтверждено следующими документами: заявлением к руководителю предприятия о разрешении использования личного автомобиля в служебных целях, разрешением руководства предприятия на использование автомобиля в служебных целях с выплатой компенсации, договорами об использовании личных автомобилей, приказами о порядке использования принадлежащего работнику автомобиля в служебных целях, о вы-плате работнику суммы компенсации за использование его автомобиля в служебных целях. При этом суд признал правомерным условие п.2.1 указанных договоров, из которого «усматривается, что автомобиль используется его собственником – работником предприятия лично при осуществлении своих трудовых обязанностей, за что работник и получает от предприятия компенсацию за износ своего транспортного средства в размере 10 копеек за каждый километр пробега».

Суд пришел к выводу, что стоимость топлива, которым заправлялись собственные автомобили при исполнении трудовых обязанностей, правомерно отнесена к составу расходов на сбыт предприятия, поскольку транспортные средства использовались в трудовой деятельности, и по аналогии закона (ст.125 КЗоТ) работники получали компенсации за износ в служебных целях собственных инструментов. По мнению суда, правомерность применения к транспортным средствам аналогии с инструментами подтверждается и Инструкцией № 5 (п.3.22).

Исходя из вышесказанного, следует порекомендовать составить не договор аренды, а договор об использовании работником собственного автомобиля в командировке, в котором отразить условие, что предприятие возмещает работнику расходы на топливо. Кроме того, такие отношения следует оформить документами:

– заявлением на имя руководителя предприятия о разрешении использования личного автомобиля в служебных целях;

– разрешением руководства предприятия на использование автомобиля в служебных целях с выплатой компенсации;

– приказом о порядке использования автомобиля, принадлежащего работнику, в служебных целях, о выплате ему соответствующей суммы компенсации.

Что же касается договора аренды автомобиля, то при его заключении автомобиль будет находиться в пользовании предприятия, а не работника, поэтому предприятие будет нести расходы на его обслуживание (эксплуатационные расходы) как на собственный автомобиль предприятия. В соответствии со ст.801 ГКУ⁽²⁾ по договору аренды транспортного средства «расходы, связанные с использованием транспортного средства, в том числе с уплатой налогов и других платежей, несет наниматель».

Таким образом, при направлении сотрудника в командировку на собственном автомобиле в целях возмещения такому работнику эксплуатационных расходов не нужно заключать договор аренды автомобиля. Однако если предприятие считает необходимым нести такие расходы самостоятельно, а не компенсировать их работнику, то в таком случае должен быть заключен договор найма (аренды) транспортного средства.