Бухгалтерский учет хозяйственных операций и первичные документы

Предприятие приобрело за наличный расчет у завода-изготовителя станок через подотчетное лицо, которое рассчиталось собственными денежными средствами. Завод-изготовитель выдал работнику квитанцию к приходному кассовому ордеру на общую сумму 25000 гривен, отказавшись равномерно распределить ее частями, не превышающими 3000 гривен. Можно ли отразить проведенную операцию в бухгалтерском учете согласно полученной квитанции?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Согласно п.2 ст.3 Закона Украины от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон о бухучете) бухгалтерский учет является обязательным видом учета, который ведется предприятием. Финансовая, налоговая, статистическая и другие виды отчетности основываются на данных бухгалтерского учета. Основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций. Первичные документы должны быть составлены при осуществлении хозяйственной операции1, а если это невозможно – непосредственно после ее завершения (п.1 ст.9 Закона о бухучете). 
Приобретение станка предприятием через подотчетное лицо у завода-изготовителя является обычной хозяйственной операцией, которая должна быть отражена в бухгалтерском учете обоих предприятий. В результате ее проведения завод-изготовитель реализовал свою продукцию, у него увеличился доход отчетного периода, а у предприятия-покупателя – увеличились (количественно и по стоимости) необоротные активы и возникла задолженность перед работником, которая требует погашения за счет оборотных активов предприятия. Избежать отражения покупки станка за наличные денежные средства в учетных регистрах бухгалтерского учета невозможно, поскольку завод-изготовитель зафиксировал ее на основании первичных документов, в которых указаны реквизиты предприятия-покупателя. При проверке работниками ГНС и завода-изготовителя, и предприятия-покупателя данная хозяйственная операция будет выявлена. В бухгалтерском учете завода-изготовителя получение денежных средств отражено в кассовой книге, отпуск станка зафиксирован в складских документах, налоговые обязательства по НДС отражены в Книге учета продаж и т.д. Предприятие, получившее станок, должно его оприходовать, а также отразить в соответствующих регистрах бухгалтерского учета. Кроме того, в кассовой книге предприятия будет отражено погашение задолженности перед работником. 
Опасения относительно отражения данной операции в бухгалтерском учете понятны. Ведь данная операция осуществлена с нарушением норм Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 19.02.2001 г. № 72 (далее – Положение № 72), а именно п.2.3. Согласно данному пункту сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим предприятием (предпринимателем) через кассу не должна превышать 3000 гривен в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам. Платежи сверх установленной суммы должны осуществляться исключительно в безналичном порядке. При этом количество предприятий (предпринимателей), с которыми проводятся расчеты в течение дня, не ограничивается. 
В случае если предприятия осуществляют наличные расчеты с другими предприятиями (предпринимателями) сверх установленной предельной суммы (3000 грн.) денежных средств, то сумма превышения прибавляется к фактическим остаткам наличности в кассе на конец дня плательщика наличности единоразово в день осуществления этой операции, с последующим сравнением полученной расчетной суммы с утвержденным лимитом кассы. За превышение установленных лимитов остатка наличности в кассах к субъектам предпринимательской деятельности применяются финансовые санкции в виде штрафа в двукратном размере сумм выявленной сверхлимитной наличности за каждый день (часть вторая ст.1 Указа Президента Украины от 12.06.95 г. № 436/95 «О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности»). 
К сожалению, отражение данной хозяйственной операции в любом случае приведет к применению штрафных санкций.
При этом не имеет значения, какими именно денежными средствами расплатился работник. И в случае выдачи работнику всей суммы из кассы предприятия под отчет, и в случае расчета им своими собственными денежными средствами – платеж осуществлен от имени предприятия. Это подтверждается квитанцией приходного кассового ордера, расходной накладной, налоговой накладной, где указаны реквизиты предприятия-покупателя. Пунктом 2.15 Положения 72 установлено, что в случае приобретения работником предприятия за собственные наличные денежные средства товаров (продукции, услуг) он обязан отчитаться за израсходованные суммы в том же порядке, как и для получения денежных средств под отчет в кассе. После этого предприятие обязано возместить работнику понесенные им затраты, так как платеж собственными денежными средствами он осуществил от имени предприятия согласно полученному распоряжению. Возмещение работнику израсходованных 25000 грн. по частям, каждая из которых не будет превышать 3000 грн., ситуацию не изменит, так как квитанция приходного кассового ордера, выписанного заводом-изготовителем, свидетельствует, что платеж был осуществлен сразу на всю сумму.