Время и нормативные документы подачи на возмещение командировочных расходов

Частное предприятие отправляет своего работника в командировку без выдачи аванса. По возвращении из командировки работник представляет в бухгалтерию документы, подтверждающие командировочные расходы. В течение какого времени предприятие обязано возместить расходы работнику? Какими нормативными документами это регламентировано?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Порядок организации командировок в пределах Украины и за границу регламентируется Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина 
от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), в соответствии с которой служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы. При этом согласно п.1.10 части І и п.1.2 части ІІ данного документа командированному работнику перед отъездом в командировку (в пределах Украины или за границу) выдается денежный аванс для покрытия командировочных расходов и суточные. Причем в части І Инструкции № 59, регулирующей порядок командирования работников в пределах Украины, не рассматривается ситуация, когда работник во время командировки использует свои личные денежные средства, и порядок их последующего возмещения. Для командировок за границу такой вариант предусмотрен п.1.17 части ІІ Инструкции № 59. В соответствии с этим пунктом если для окончательного расчета по командировке необходимо выплатить дополнительные средства или если по уважительным причинам денежные средства на командировку не получены, то выплата осуществляется в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины на день погашения задолженности, но не позднее срока, определенного в п.1.15 Инструкции № 59. В свою очередь п.1.15 установлено, что после возвращения из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней представить авансовый отчет об использованных в командировке денежных средствах. И хотя в нем сказано только о сроках представления авансового отчета, прямая ссылка п.1.17 на п.1.15 применима и к окончательному расчету с работником, прибывшим из командировки. Таким образом, можно сделать вывод, что в случае командировки за границу возмещение работнику израсходованных им личных денежных средств (в пределах утвержденного авансового отчета) производится в течение трех рабочих дней после его возвращения. 
Как уже отмечалось, для командировок в пределах Украины (часть І Инструкции № 59) сроки возмещения работнику израсходованных в командировке личных денежных средств прямо не указаны. Частью І данной Инструкции вообще не предусмотрен случай командирования работника без аванса. Однако п.2.15 Положения № 72 установлено, что подотчетные лица обязаны представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет о расходовании полученных в кассе сумм на командировку в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки. В случае же использования личных денежных средств в командировке работник отчитывается за израсходованные суммы в вышеуказанном порядке (то есть в течение трех рабочих дней). Однако в Положении № 72 не оговорены сроки окончательного расчета предприятия с работником, который в командировке использовал свои личные денежные средства. 
Несмотря на это руководителям предприятий следует помнить о том, что право на возмещение расходов и получение прочих компенсаций в связи со служебными командировками закреплено в ст.121 Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ). В этой же статье указано, что направляемым в командировку работникам выплачиваются суточные за время пребывания в командировке, стоимость проезда до места назначения и обратно и расходы по найму жилого помещения в порядке и размерах, установленных законодательством. Положение № 72, в частности, является одним из нормативных документов, которые определяют порядок осуществления расчетов с работником по командировке. Нарушение норм этого Положения влечет за собой и нарушение права работника получить денежную компенсацию своих расходов, закрепленного ст.121 КЗоТ. Поэтому в случае значительной задержки выплаты денежных средств работник может обратиться в суд, что может повлечь негативные последствия для предприятия.