Сотрудник в штате предприятия из другого города и оформление командировок

Согласно штатному расписанию предприятие имеет регионального представителя в г.Днепропетровске. Правомерно ли это, если само предприятие находится в Киеве? Региональный представитель периодически приезжает в Киев из Днепропетровска в командировку. Как документально оформить такую командировку? Кто должен проставить в соответствующей графе командировочного удостоверения «выбыл из Днепропетровска» и «прибыл в Днепропетровск», если представительства в Днепропетровске предприятие не имеет и открывать его не намерено? Как отразить в налоговом и бухгалтерском учетах проживание в Киеве и суточные расходы регионального представителя?

1

Составление сметной документации согласно требований Настанови

Составим инвесторскую смету, договорную цену контракта; согласно «Настанова з визначення вартості будівництва» (затверджена наказом Мінрегіону № 281 від 01.11.2021)

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

 Если предприятие осуществляет хозяйственную деятельность и находится в Киеве, а для выполнения производственных задач ему нужен работник в Днепропетровске, вполне приемлемым является включение в штат предприятия сотрудника, который постоянно живет в Днепропетровске. С точки зрения Кодекса законов о труде Украины (КЗоТ), такая ситуация является правомерной, так как КЗоТ прямо не запрещает включить такого сотрудника в штат предприятия. Но с точки зрения оформления командировочных расходов в налоговом и бухгалтерском учете, данная ситуация требует более детального рассмотрения. 
Порядок документального оформления командировок регулируется Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее — Инструкция № 59)¹, а отражение затрат, понесенных на командировки, в налоговом учете — пп.5.4.8 ст.5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее — Закон о прибыли)². 
Прежде всего отметим, что служебной командировкой является поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (общие положения Инструкции № 59). 
В данной ситуации работник проживает в другом населенном пункте, не выезжает из него, как это предусмотрено Инструкцией № 59, для выполнения служебного поручения. Поэтому, с точки зрения вышеуказанного документа, его периодические поездки в Киев не могут быть признаны командировкой, так как именно предприятие в Киеве является местом его постоянной работы, а поездка в Киев не может быть квалифицирована как «поездка в другой населенный пункт». Если бы работник жил в Киеве, а ездил для выполнения служебного поручения в Днепропетровск, то такая поездка, бесспорно, была бы командировкой. Указанная в вопросе ситуация, к сожалению, вообще не предусмотрена Инструкцией № 59 и не подпадает под ее действие. 
Что касается отражения в налоговом учете расходов, связанных с приездом работника из Днепропетровска в Киев, то пп.5.4.8 ст.5 Закона о прибыли определен строгий порядок, согласно которому командировочные расходы являются расходами двойного назначения и только при соблюдении нескольких обязательных условий могут быть включены в состав валовых расходов отчетного периода. Одним из таких условий является наличие документов, которые подтверждали бы связь такой командировки с хозяйственной деятельностью налогоплательщика: приглашений принимающей стороны, заключенных договоров, других документов, которые устанавливали или удостоверяли бы желание установить гражданско-правовые отношения. В данном случае подобных документов нет и быть не может, поскольку сотрудник приезжает на свое предприятие и принимающей стороной является именно это предприятие. Поэтому даже при наличии проездных документов, счетов гостиницы и т.д., расходы не могут быть признаны валовыми. В Днепропетровске, где сотрудник живет и работает, у него нет возможности правильно оформить командировочное удостоверение, так как, напомним, с точки зрения Инструкции № 59, ни его поездку в Киев, ни возвращение в Днепропетровск командировкой признать нельзя. Суточные за время его пребывания в Киеве также нельзя относить к составу валовых расходов, поскольку обязательным условием в этом случае является наличие правильно оформленного командировочного удостоверения. 
Таким образом, для отражения в налоговом учете расходов, понесенных предприятием для оплаты работнику расходов на проезд, проживание и питание в Киеве, у предприятия нет законных оснований. Источником для покрытия таких расходов может быть только оставшаяся в распоряжении предприятия прибыль после уплаты налога на прибыль. При этом, если работнику выдаются из кассы денежные средства на приобретение проездных документов, для оплаты счетов гостиницы и других расходов, такие средства будут облагаться подоходным налогом согласно ст.2 Декрета КМУ от 26.12.92 г. № 13-92 «О подоходном налоге с граждан». 
В бухгалтерском учете расходы на командировки отражаются на счете 92 «Административные расходы», но, как было отмечено выше, в рассматриваемом случае поездки сотрудника не могут быть признаны командировкой, поэтому лучше отражать понесенные расходы на субсчете 949 «Прочие расходы операционной деятельности».