Сотрудник предприятия использует в производственных целях личный легковой автомобиль

Сотрудник предприятия использует в производственных целях личный легковой автомобиль. По устной договоренности с этим работником предприятие возмещает ему расходы на бензин и ремонт автомобиля. Как правильно отразить в налоговом учете предприятия данную операцию?

1

Кадровий аутсорсинг

На будь-якому підприємстві незалежно від напрямку діяльності ведення кадрового обліку є трудомістким процесом. Необхідно постійно відслідковувати зміни в трудовому законодавстві та враховувати нововведення при веденні діловодства в частині особистих справ штатного персоналу установи, фірми, організації, компанії тощо

2

Акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3

Сделаем акт выполненных работ по форме КБ2 и КБ3. Это первичный документ подписывается между Подрядчиком, выполнившим любую часть работ за текущий месяц и Заказчиком

3

Подготовка сметной документации для участия в тендере

Занимаемся разработкой сметной документации для участия в тендере. Выполняется по объемам работ и с учетом требований изложенных в документации конкурсных торгов

Для того, чтобы в рассматриваемой ситуации ни предприятие, ни его работник не имели проблем с органами налоговой службы, наиболее целесообразно заключить договор аренды легкового автомобиля между предприятием и его работником.

Рассмотрим более подробно, каким образом должна быть оформлена и отражена в налоговом и бухгалтерском учете такая операция.

Аренда автомобиля у физического лица осуществляется на основании соответствующим образом оформленного договора аренды с таким физическим лицом¹. В том случае, если аренда автомобиля связана с хозяйственной деятельностью предприятия—налогоплательщика, сумма арендной платы, оговоренная в договоре, включается в валовые расходы такого предприятия согласно пп.5.2.1 ст.5 Закона Украины «О налогообложении прибыли предприятий», в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (далее — Закон о прибыли). Размер арендной платы может быть произвольным и устанавливаться по договоренности сторон. Вместе с тем необходимо помнить, что если арендодатель и предприятие являются связанными лицами (в соответствии с определением, приведенным в пп.1.26 ст.1 Закона о прибыли), то в валовые расходы арендатора может быть включена сумма, которая не превышает размер обычной цены на такую услугу, рассчитанной в соответствии с требованиями п.1.20 ст.1 Закона о прибыли.

В данном случае наиболее проблематичным является удержание подоходного налога с суммы арендной платы, выплачиваемой работнику. Пунктом 5.4.1. Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденной приказом ГГНИУ от 21.04.93 г. № 12 (далее — Инструкция о подоходном налоге), предусмотрено, что выплаты в пределах амортизации за износ инструмента, оборудования, транспортных средств и другого имущества, принадлежащего работнику, которое используется для нужд предприятия, относятся к компенсационным и не включаются в его совокупный доход в пределах установленных законодательством норм. Если в договоре аренды предусмотреть выплату арендной платы в размере амортизационных отчислений, то подоходный налог с этих сумм удерживаться не будет. В то же время при очевидной простоте решения вопроса есть свои «подводные камни», о которых необходимо помнить, принимая соответствующее решение. Например, для того, чтобы говорить о начислении арендной платы в размере суммы амортизации, необходимо определить стоимость арендуемого объекта. Очевидно, что в данном случае недостаточно будет стоимости, определенной по договоренности сторон, а понадобится экспертная оценка арендуемого автомобиля (заключение эксперта или акт экспертизы). Другая проблема заключается в определении нормы амортизации, в соответствии с которой необходимо рассчитать ежемесячную сумму износа. Ведь на сегодняшний день амортизация подразделяется на бухгалтерскую и налоговую. И какую из них использовать в данной ситуации — предприятие должно решить самостоятельно. При этом всегда существует вероятность того, что мнение проверяющего по данному вопросу не будет совпадать с мнением бухгалтера предприятия. При возникновении спорной ситуации в данном случае можно, конечно, использовать п.4.4 ст.4 Закона Украины от 21.12.2000 г. № 2181-III «О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами», регулирующий вопросы, связанные с конфликтом интересов.

Бухгалтерам же, которые в силу определенных обстоятельств предпочитают поступать более осторожно, можно посоветовать не включать в договор аренды оговорки о начислении суммы арендной платы в пределах суммы амортизационных отчислений, установленных для такого основного средства. Установленная произвольно сумма арендной платы, выплачиваемой работнику на основании договора аренды, в месяце выплаты будет включаться в его совокупный налогооблагаемый доход и облагаться подоходным налогом в соответствии с установленной шкалой (п.8.2 Инструкции о подоходном налоге).

При начислении взносов на социальное страхование необходимо выполнение одновременно двух условий: сумма выплаты должна быть включена в фонд оплаты труда и облагаться подоходным налогом. В соответствии с Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Министерства статистики Украины от 11.12.95 г. № 323, сумма арендной платы не включается в фонд оплаты труда. Следовательно, взносы на социальное страхование с суммы арендной платы не будут уплачиваться ни предприятием, ни работником. С пенсионным сбором все несколько иначе. Сбор в Пенсионный фонд, который уплачивают предприятия в размере 32%, начисляется на выплаты, которые включаются в фонд оплаты труда. А поскольку сумма арендной платы не включается в фонд оплаты труда, то данный сбор не начисляется и не уплачивается. Но это не касается пенсионного сбора, который уплачивают работники предприятия (1% или 2%). Объектом для начисления такого сбора является совокупный доход работника за месяц. Поэтому если предприятие примет решение о том, что сумма арендной платы будет включена в совокупный доход работника в соответствии с п.8.2 Инструкции о подаходном налоге, то из суммы арендной платы, помимо подоходного налога, необходимо будет удержать еще и сумму пенсионного сбора.

А вот уже все последующие расходы, понесенные работником в связи с эксплуатацией данного автомобиля (но уже не как физическим лицом, а как подотчетным лицом предприятия), при правильном оформлении договора аренды и соответствующих первичных документов, никак не будут влиять на его совокупный налогооблагаемый доход. Для этого необходимо в договор аренды включить соответствующий пункт, согласно которому предприятие, арендующее данный легковой автомобиль у своего работника, должно самостоятельно осуществлять и учитывать расходы, связанные с его эксплуатацией². Такой учет будет вестись на основании соответствующим образом оформленных путевых листов арендуемого автомобиля и представляемых работником предприятия первичных документов (в случае необходимости приобретения чего-либо за наличность). Списание бензина следует производить в соответствии с Нормами расходов топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденными приказом Министерства транспорта Украины от 10.02.98 г. № 43³. Несмотря на то, что это не решит проблему отнесения на валовые расходы тех расходов, ограничения на которые предусмотрены пп.5.4.10 ст.5 Закона о прибыли (на горючесмазочные материалы, стоянку и парковку легковых автомобилей), проблемы удержания с выплачиваемых уже подотчетному лицу предприятия сумм, связанных с возмещением ему определенных расходов, не возникнут.

Кроме того, в договоре аренды необходимо предусмотреть соответствующие обязанности арендатора по ремонту арендуемого им автомобиля. Например, если предприятие-арендатор на протяжении срока аренды автомобиля согласно производить его ремонт, техническое обслуживание и другие необходимые мероприятия по поддержанию объекта аренды в рабочем состоянии за свой счет, то об этом необходимо прямо указать в соответствующем разделе договора. Тогда и все вышеперечисленные расходы, связанные с арендой легкового автомобиля, будут осуществляться уже не от имени физического лица — арендодателя, а от имени предприятия (даже при оплате определенных расходов наличностью первичные документы оформляются через подотчетное лицо, но на предприятие). Следовательно, при наличии подтверждающих первичных документов такие расходы либо могут быть включены в состав валовых расходов предприятия (в соответствии с правилом 5% лимита), либо будут амортизироваться в составе объектов основных фондов такого предприятия⁴.

Документальное оформление операции по предоставлению автомобиля в аренду вряд ли вызовет у предприятия затруднение. Передача автомобиля в аренду оформляется актом приемки-передачи, в котором указывается стоимость автомобиля и его техническое состояние на момент передачи арендатору.

На основании акта приемки-передачи арендованный автомобиль зачисляется у арендатора на забалансовый счет 01 «Арендованные необоротные активы» по стоимости, указанной в договоре аренды (в акте приемки-передачи), и числится на нем до истечения срока действия договора аренды.

В конце каждого отчетного периода между арендатором и арендодателем оформляется акт выполненных работ, в котором указывается стоимость предоставленной в отчетном периоде услуги.

Списание со счета 01 арендованного автомобиля осуществляется после возврата объекта аренды его собственнику на основании акта приемки-передачи, оформленного в установленном порядке.