ДЕРЖАВНА СЛУЖБА ФІНАНСОВОГО МОНІТОРИНГУ УКРАЇНИ

Рекомендації від 13.12.2016 р. № б/н

Заповнення окремих полів форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу

06 лютого 2015 року набрав чинності Закон України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (далі - Закон).

Відповідно до пункту 1 частини другої статті 6 Закону суб'єкт первинного фінансового моніторингу зобов'язані стати на облік у спеціально уповноваженому органі як суб'єкт первинного фінансового моніторингу та повідомляти спеціально уповноважений орган в порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.

Постановою Кабінету Міністрів України від 05.08.2015 № 552 затверджено Порядок подання інформації для взяття на облік (зняття з обліку) суб'єктів первинного фінансового моніторингу, виявлення та реєстрації, а також подання суб'єктами первинного фінансового моніторингу Державній службі фінансового моніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, іншої інформації, що може бути пов'язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення (далі - Порядок).

На виконання вимог Порядку наказом Держфінмоніторингу від 29.01.2016 № 24 "Про затвердження форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу, та Інструкції щодо їх заповнення", затверджено нові форми обліку та подання інформації, а також Інструкцію щодо їх заповнення.

Відповідно до вказаного наказу суб'єкти первинного фінансового моніторингу (далі - суб'єкти) при поданні інформації до Держфінмоніторингу використовують наступні форми:

№ 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

№ 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу";

№ 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

Типові помилки при поданні інформації на паперових носіях

При поданні до Держфінмоніторингу інформації на паперових носіях, суб'єкти допускають помилки пов'язані з:

невірним заповненням полів форми № 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

незаповненням полів у формах № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

неспівпадінням інформації у відповідних полях форм № 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу", № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу";

незаповненням полів 690, 700 у формі № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу", у випадку коригування інформації про фінансову операцію та полів 451, 452, 453 при повторному наданні інформації про фінансову операцію, що не взята на облік;

невірним визначенням відношення особи до фінансової операції.

Крім того, незначна кількість помилок пов'язана з порушенням правил заповнення полів - збільшенням або зменшенням встановленого формату та довжини полів (зміною геометричних розмірів) у формах № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

1. Рекомендації щодо заповнення форми № 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу"

У першу чергу слід врахувати, що форми обліку і подання інформації заповнюються шляхом внесення кодів у відповідні поля з використанням довідників кодів, які містяться в додатках до Інструкції щодо заповнення форм обліку та подання інформації, пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу (далі - Інструкція), затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 29.01.2016 № 24 (далі - Наказ).

Форма № 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу" (далі - форма № 1-ФМ) подається до Держфінмоніторингу безпосередньо усіма суб'єктами первинного фінансового моніторингу при постановці на облік суб'єкта первинного фінансового моніторингу, у разі зміни загальних та додаткових відомостей про суб'єкта первинного фінансового моніторингу, у разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу, у разі відновлення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу у разі подання інформації про відокремлений підрозділ суб'єкта та у інших випадках визначених Інструкцією.

При наданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ з кодом виду повідомлення "1" - "первинне" з інформацією про суб'єкта первинного фінансового моніторингу заповнюються розділи:

I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

II "Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

V "Відомості про відповідального працівника та особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності".

Розділ IV "Відомості про відокремлений підрозділ" не заповнюється (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк)).

При наданні суб'єктом до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ з кодом виду повідомлення "1" - "первинне" з інформацією про відокремлений підрозділ - заповнюються розділи:

I "Ідентифікація суб'єкта первинного фінансового моніторингу";

IV "Відомості про відокремлений підрозділ";

V "Відомості про відповідального працівника та особу, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника у разі його відсутності".

Розділи II"Загальні відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" та III "Додаткові відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу" не заповнюються (у полях у кожній клітині ставиться символ "-" (прочерк). У цьому випадку у полі 060 "Тип суб'єкта (код), відомості про який подаються" вказуються реквізити відокремленого підрозділу.

При поданні форми № 1-ФМ вперше, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "1" - "первинне" (згідно з Довідником кодів видів повідомлень - додаток 6 до Інструкції).

Якщо при першому поданні форми № 1-ФМ допущена помилка і форма не взята на облік, то у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти "3" - "виправлення первинного".

Код "2" - "коригуюче" у полі 040 форми № 1-ФМ вказується після того, як форма № 1-ФМ для даного суб'єкта чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом з кодом "1" - "первинне" або у випадку коли форма № 1-ФМ взята на облік з кодом "3" - "виправлення первинного".

Подання форми 1-ФМ у разі зміни інформації, яка стала підставою для взяття на облік.

При поданні форми № 1-ФМ додатково (наприклад, у разі зміни відповідального працівника) після того як форма № 1-ФМ для даного суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу взята на облік Держфінмоніторингом, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" слід проставляти код "2" - "коригуюче". При цьому, повинні бути задані поля 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" - для суб'єкта первинного фінансового моніторингу або відповідно 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" - для відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

Слід зазначити, що поля 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ" - для суб'єкта первинного фінансового моніторингу та відповідно 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу" - для відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу обов'язково повинні бути задані при кожному подані форми 1-ФМ, за винятком першого подання форми № 1-ФМ при реєстрації суб'єкта первинного фінансового моніторингу чи відокремленого підрозділу суб'єкта (тоді відповідно у полях 050, 051 проставляються прочерки).

Подання форми № 1-ФМ про відновлення діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу)

При відновленні діяльності суб'єкта (за умови, що збереглися всі основні реквізити (код ЄДРПОУ та інші)), необхідно повторно подати форму № 1-ФМ, до якої додати супровідний лист довільної форми з інформацією про відновлення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу. При цьому, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" форми № 1-ФМ зазначається код "2" - "коригуюче".

У цьому випадку суб'єкт первинного фінансового моніторингу заповнює розділи I, II, III та V у полі 101 "Вид суб'єкта (код)" необхідно вказати значення коду згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеним у додатку 5 до Інструкції, а у полі 109 "Підстави для припинення або відновлення діяльності" вказати підстави поновлення діяльності.

У випадку відновлення діяльності відокремленого підрозділу суб'єкта первинного фінансового моніторингу заповнюються розділ I, IV та V. При цьому у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуюче", а у полі 369 указуються підстави для відновлення діяльності відокремленого підрозділу.

Одночасно у розділі V форми № 1-ФМ вказуються відомості про призначення відповідального працівника та (у разі наявності) відомості про особу, що тимчасово виконує його обов'язки.

За результатами аналізу типових помилок, що допускаються суб'єктами при поданні форми № 1-ФМ, надаємо наступні рекомендації:

1. Поле 031 "Номер вихідної реєстрації форми № 1-ФМ". У цьому полі обов'язково указується вихідний реєстраційний номер форми № 1-ФМ, яка направляється до Держфінмоніторингу, відповідно до журналу реєстрації вихідної кореспонденції суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

2. Поле 050 "Обліковий ідентифікатор СПФМ". При поданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ, у тому числі про відокремлений підрозділ, поле 050 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми № 1-ФМ про суб'єкта.

3. Поле 051 "Обліковий ідентифікатор відокремленого підрозділу". При поданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ з інформацією про відокремлений підрозділ, поле 051 заповнюється обов'язково, за винятком першого подання форми № 1-ФМ з відомостями про відокремлений підрозділ.

4. Поле 060 "Тип суб'єкта (код) відомості про який подаються" заповнюється відповідно до Довідника кодів типів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеного у додатку 7 до Інструкції. Наприклад, поле 060 матиме вигляд для юридичної особи - "1", для філії (структурного підрозділу) - "4"; для представництва - "5".

5. Поле 100 "Вид суб'єкта (код)". У полях 101 - 103 указується код (коди) виду суб'єкта первинного фінансового моніторингу згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеного у додатку 5 до Інструкції. Наприклад, поле 101 матиме вигляд для страхової установи - "3110", для страхового брокера - "3120", для ломбарду - "3310", для кредитної спілки - "3410", для адміністратора недержавного пенсійного фонду (діяльність з адміністрування недержавних пенсійних фондів) - "3710", для торгівців цінними паперами (діяльність по випуску та обігу цінних паперів) - "4310", для компаній з управління активами (діяльність з управління активами інституційних інвесторів) - "4610", для нотаріусів - "7210", для аудиторів - "7320", для операторів поштового зв'язку - "9310".

6. У разі припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу обов'язково заповнюються розділи I, II та III, у полі 040 "Вид повідомлення (код)" розділу I зазначається код виду повідомлення "коригуючи", у полі 101 (102, 103 - у разі заповнення декількох видів суб'єкта) проставляються чотири нулі. У полі 109 указуються підстави для припинення діяльності суб'єкта первинного фінансового моніторингу.

7. Поле 360 "Вид суб'єкта (код)". У полях 361 - 363 указуються код (коди) виду відокремленого підрозділу згідно з Довідником кодів видів суб'єктів первинного фінансового моніторингу, визначеним у додатку 5 до Інструкції. У разі якщо відокремлений підрозділ припиняє свою діяльність, то в полі 361 проставляються чотири нулі. У разі заповнення декількох видів суб'єкта чотири нулі проставляються також у полях 362 та 363, а в полі 369 "Підстави для припинення або відновлення діяльності" указуються підстави для припинення (відновлення) діяльності відокремленого підрозділу (номер та дата наказу, рішення, назва органу (установи), що їх видав, тощо).

8. Дата наказів про призначення у полях 530, 610 та звільнення у полі 680 не може бути пізніше ніж дата вихідної реєстрації форми № 1-ФМ у полі 030.

9. При заповненні розділів II та III слід врахувати, що інформація у підрозділі "Місцезнаходження або місце проживання" (адреса місця реєстрації суб'єкта) розділу II та у розділі III "Місце фактичного здійснення діяльності" (адреса фактичного місцезнаходження суб'єкта) може співпадати. Якщо зазначена інформація співпадає, при поданні до Держфінмоніторингу форми № 1-ФМ з кодом виду повідомлення "первинне", необхідно вказати однакову інформацію в підрозділі "Місцезнаходження або місце проживання" розділу II та в розділі III "Місце фактичного здійснення діяльності".

10. У кінці форми № 1-ФМ, в правому нижньому куті, проставляється зразок відбитка печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу (за наявності).

У разі відсутності печатки суб'єкт первинного фінансового моніторингу у кінці форми № 1-ФМ, де ставиться зразок відбитка печатки, повинен зазначити "Без печатки", форма обліку підписується керівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу або суб'єктом первинного фінансового моніторингу, який провадить свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, із зазначенням таких відомостей: повне найменування посади; прізвище, ім'я та по батькові, а також його особистий підпис.

Підпис засвідчується відбитком печатки суб'єкта первинного фінансового моніторингу (за наявності).

Отже, у формі № 1-ФМ має бути два відбитка печатки.

2. Рекомендації щодо заповнення полів у формах № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу"

Найбільше помилок, які допущені суб'єктами при поданні інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, пов'язані з не заповненням обов'язкових полів у формах № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" і № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу".

При заповненні форми № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма № 2-ФМ) необхідно врахувати, що форма № 2-ФМ формується із послідовних записів про фінансову операцію. При цьому, кожен запис складається із заповнених бланків форми № 2-ФМ за відповідними розділами. Усі записи (сторінки) форми № 2-ФМ нумеруються послідовно та мають наскрізну нумерацію.

Слід відмітити, що виправлення даних, внесених до форми № 2-ФМ, не допускається. У разі допущення у формі № 2-ФМ помилки (помилок) необхідно анулювати помилковий запис у формі № 2-ФМ щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером. Анулювання запису фіксується шляхом внесення слова "АНУЛЬОВАНО" у поле "Додаткова інформація" розділу IV форми № 2-ФМ, у якій суб'єктом допущено помилку. Новий запис у формі № 2-ФМ повинен містити порядковий номер за загальною наскрізною нумерацією записів (поле 470 "Порядковий номер реєстрації фінансової операції у реєстрі").

Розділ IV "Додаткова інформація" заповнюється у разі необхідності надання суб'єктом (відокремленим підрозділом) до Держфінмоніторингу додаткової інформації, яка стосується фінансової операції та/або про мотивовану підозру стосовно того, що фінансова операція здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення і не знайшла свого відображення у попередніх розділах.

Слід зазначити, що найбільше помилок допускається суб'єктами при заповненні обов'язкових для заповнення полів форми № 2-ФМ, а саме:

- поле 280 "Область (код та назва)" заповнюється згідно з Довідником кодів областей України, визначеним у додатку 11 до Інструкції, у разі якщо у полі 270 "Країна (код та назва)" значення "Україна".

Для Хмельницької області поле 280 матиме вигляд:

6

 

 

8

 

Хмельницька область

 

 

- поля 370 - 420 в підрозділі "Відомості про відповідального працівника суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу), в якому було зареєстровано фінансову операцію" розділу I повинні бути задані при кожному поданні форми № 2-ФМ.

- поле 460 "Порядковий номер фінансової операції у повідомленні". При заповненні цього поля необхідно враховувати кількість форм № 2-ФМ, які додаються до форми № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - форма № 4-ФМ). Якщо у складі форми № 4-ФМ надається інформація про одну фінансову операцію, то поле 460 матиме вигляд:

-

 

 

1

 

 

 

 

- поле 490 "Ознака можливості відношення фінансової операції до фінансування тероризму" обов'язково повинно бути задано і приймає значення: 1 - не має; 2 - в інших випадках можливого відношення фінансової операції до фінансування терористичної діяльності; 3 - якщо учасником або вигодоодержувачем за фінансовою операцією є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції

У разі якщо суб'єкт у полі 490 "Ознака можливості відношення фінансової операції до фінансування тероризму" форми № 2-ФМ вказує "2" то у полі 590 "Ознака здійснення фінансової операції (код)" необхідно вказати код "4" (Довідник кодів ознак здійснення фінансових операцій - додаток 10 до Інструкції).

- поля 540, 550, 560 обов'язково повинні бути задані. При цьому, у полі 540 "Код валюти / банківського металу" вказується код валюти або банківського металу, з використанням яких була проведена фінансова операція, відповідно до Класифікатора іноземних валют та банківських металів, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 04.02.98 за № 34.

Для операції проведеної в гривнях поле 540 матиме вигляд:

9

 

 

8

 

 

0

 

 

 

 

У полі 550 "Сума фінансової операції у валюті проведення (вага банківського металу в грамах)" вказується цифрами сума операції в іноземній валюті або вага банківського металу в грамах. Якщо операція проводилась у гривнях - у полі 550 вказується сума в гривнях.

У полі 560 "Сума фінансової операції у гривневому еквіваленті" вказується цифрами сума операції в гривнях. Якщо операція проводиться в іноземній валюті, вказується сума операцій в гривнях за офіційним курсом гривні до іноземної валюти, установленим Національним банком України на день проведення операції.

- поле 600 "Код виду фінансової операції" заповнюється суб'єктом у порядку визначеному додатком 1 до Інструкції.

- поля 611 - 614 повинні бути задані обов'язково, якщо фінансова операція підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу. При цьому, необхідно вказати одну або декілька ознак фінансової операції, що підлягає обов'язковому фінансовому моніторингу, визначених у додатку 2 до Інструкції.

- поля 631 - 634 повинні бути задані обов'язково якщо фінансова операція підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу. При цьому, необхідно вказати одну або декілька ознак фінансової операції, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, визначених у додатку 3 до Інструкції.

- поле 640 - коментар до ознаки (ознак) фінансової операції, що підлягає внутрішньому фінансовому моніторингу, обов'язково повинна бути задана, якщо заповнені поля 631 - 634 відповідно.

Кількість учасників, зазначених у полі 500 "Кількість учасників фінансової операції" форми № 2-ФМ, повинна співпадати з кількістю наданих відомостей про учасників фінансової операції (розділ III форми № 2-ФМ). Окремо для кожного учасника операції заповнюється розділ III форми № 2-ФМ. При цьому, у заголовку розділу III форми № 2-ФМ проставляється номер учасника фінансової операції. Наприклад, для першого учасника фінансової операції поле матиме наступний вигляд:

Розділ III. Відомості №

-

 

 

 

-

 

 

 

-

 

 

 

-

 

 

 

1

 

 

про учасника операції

 

 

- поле 710 "Кількість аркушів доданих документів". Якщо суб'єкт не долучає до повідомлення про фінансову операцію, що подається до Держфінмоніторингу, будь-яких документів то у полі в останній клітині проставляється символ "0" (нуль), а у вільних клітинах символ "-" (прочерк) і поле матиме наступний вигляд:

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

0

 

 

 

 

Поле 710 "Кількість аркушів доданих документів" обов'язково повинно бути задано. Проставляння символу "-" (прочерк) у всіх клітинах не допускається.

При поданні форми № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу" (далі - № 4-ФМ) слід пам'ятати, що дана форма може містити відомості щодо декількох фінансових операцій, що пов'язані, мають відношення або призначені для фінансування терористичної діяльності, терористичних актів чи терористичних організацій, повинно містити відомості лише про такі фінансові операції.

Форма № 4-ФМ підписується особисто працівником суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу), відповідальним за проведення фінансового моніторингу (особою, яка тимчасово виконує його обов'язки), із зазначенням повного найменування посади, прізвища, імені та по батькові. Підпис засвідчується відбитком печатки (у разі наявності) суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу).

У разі відсутності печатки суб'єкт первинного фінансового моніторингу у кінці форми № 4-ФМ, де ставиться відбиток печатки, повинен зазначити "Без печатки".

На кожну фінансову операцію (форма № 2-ФМ) з наданої форми № 4-ФМ, Держфінмоніторинг надсилає суб'єкту первинного фінансового моніторингу повідомлення про взяття (відмову від взяття) на облік встановленої форми (форма № 5-ФМ "Повідомлення про взяття фінансової операції на облік або про відмову від взяття на облік Держфінмоніторингом").

Якщо Держфінмоніторингом виявлені помилки у формі № 4-ФМ суб'єкту первинного фінансового моніторингу (відокремленому підрозділу) направляється повідомлення про відмову у взятті на облік Держфінмоніторингом такого Повідомлення. Усі витяги з реєстру (форми № 2-ФМ), що були прикладені до форми № 4-ФМ, також вважаються не взятими на облік. У цьому разі суб'єкт первинного фінансового моніторингу (відокремлений підрозділ) формує нову форму № 4-ФМ з виправленими помилками та разом з формою № 2-ФМ надсилає його до Держфінмоніторингу.

У випадку якщо суб'єкт первинного фінансового моніторингу (відокремлений підрозділ) отримав повідомлення про відмову у взятті на облік Держфінмоніторингом інформації щодо окремої фінансової операції, необхідно анулювати відповідний запис у реєстрі фінансових операцій, внести цю фінансову операцію з виправленими помилками за новим номером до реєстру та надати Держфінмоніторингу у складі нової форми № 4-ФМ.

При цьому, значення поля 040 "Кількість фінансових операцій у повідомленні" форми № 4-ФМ повинно співпадати з кількістю наданих у повідомлені форм № 2-ФМ.

Якщо форма № 2-ФМ ведеться в електронному вигляді, в кінці кожного місяця всі сторінки реєстру з новими записами роздруковуються. Роздруковані сторінки реєстру, що ведеться в електронному вигляді, або сторінки реєстру, що ведеться в паперовому вигляді, повинні бути прошнуровані, засвідчені підписом керівника суб'єкта або відповідального працівника, скріплені печаткою (за наявності) та зберігатися у суб'єкта.

У разі неможливості, у встановлені строки, надіслати Держфінмоніторингу повідомлення про фінансову операцію в електронному вигляді, таке повідомлення надсилається у паперовому вигляді за формою, встановленою Мінфіном.

3. Рекомендації щодо усунення неспівпадіння інформації в полях при заповненні форм № 1-ФМ "Форма обліку суб'єкта первинного фінансового моніторингу", № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу" та № 4-ФМ "Повідомлення про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу"

Відомості про суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремлений підрозділ), який надає інформацію за формою № 4-ФМ повинні співпадати з відомостями наданими у формі № 1-ФМ.

У разі зміни інформації, яка стала підставою для взяття суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) на облік, суб'єкт протягом трьох робочих днів з дати настання таких змін подає Держфінмоніторингу відповідну інформацію за формою № 1-ФМ. Така інформація може подаватися на паперових носіях або в електронному вигляді.

У разі подання повідомлення про фінансову операцію з новими реквізитами суб'єкта первинного фінансового моніторингу (відокремленого підрозділу) за умови, що реквізити суб'єкта взяті на облік Держфінмоніторингом залишаються незмінені, фінансова операція не береться на облік у зв'язку з неспівпадінням інформації у формах № 1-ФМ та № 4-ФМ. Найбільш поширеною помилкою такого типу є неспівпадіння інформації про адресу фактичного місцезнаходження суб'єкта первинного фінансового моніторингу та відомостей про відповідального працівника або особи, що тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, наданої у розділах III, V форми № 1-ФМ з інформацією, яка надається у формі № 4-ФМ.

У формі № 2-ФМ поле 430 "Номер повідомлення" та поле 440 "Дата здійснення повідомлення" повинні співпадати з полями 010 "Номер повідомлення" і 020 "Дата здійснення повідомлення" форми № 4-ФМ.

У формі № 2-ФМ поле 440 "Дата здійснення повідомлення" повинно співпадати з полем 020 "Дата здійснення повідомлення" форми № 4-ФМ.

4. Рекомендації щодо заповнення окремих полів форми № 2-ФМ "Реєстр фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу"

Слід зазначити, що поля 451 "Номер первинного повідомлення про фінансову операцію, що не взята на облік", 452 "Дата первинної реєстрації фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік" та 453 "Порядковий номер первинної реєстрації фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік" форми № 2-ФМ обов'язково заповнюються у разі коли суб'єкт первинного фінансового моніторингу (відокремлений підрозділ) подає нове повідомлення про фінансову операцію на заміну раніше поданого з помилками або неточностями та не взятого на облік Держфінмоніторингом. У цьому випадку:

- у полі 451 указується номер першого повідомлення про фінансову операцію, що не взята Держфінмоніторингом на облік;

- у полі 452 указується дата першої реєстрації фінансової операції у реєстрі, що не взята Держфінмоніторингом на облік;

- у полі 453 указується перший порядковий номер реєстрації фінансової операції в реєстрі, що не взята на облік.

При цьому, у полі 510 "Вид повідомлення про фінансову операцію (код)" слід проставляти код "3" - "Виправлення первинного" (Довідник кодів видів повідомлень - Додаток 6 до Інструкції).

Що стосується полів 690 "Порядковий номер фінансової операції, що коригується, у реєстрі" та 700 "Дата реєстрації фінансової операції, що коригується" форми № 2-ФМ, то вони заповнюються у тому випадку, коли суб'єкт первинного фінансового моніторингу або відокремлений підрозділ надсилає інформацію до Держфінмоніторингу про фінансову операцію, на заміну раніше взятої на облік Держфінмоніторингом фінансової операції та у якій суб'єкт самостійно виявив помилки або неточності. У цьому випадку необхідно анулювати помилковий запис щодо відповідної фінансової операції, а виправлений запис про фінансову операцію внести під новим номером та надіслати до Держфінмоніторингу. При цьому, в полях 690 та 700 форми № 2-ФМ зазначається відповідно порядковий номер фінансової операції, що корегується, та дата реєстрації фінансової операції, що коригується.

При цьому, у полі 510 "Вид повідомлення про фінансову операцію (код)" слід проставляти код "2" - "коригуюче" (Довідника кодів видів повідомлень - Додаток 6 до Інструкції).

5. Рекомендації, що стосуються визначення відношення особи до операції

При визначенні відношення особи до операції слід керуватися наступним.

Клієнт - будь-яка особа, яка звертається за наданням послуг до суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

користується послугами суб'єкта первинного фінансового моніторингу;

є стороною договору (для суб'єктів первинного фінансового моніторингу, щодо яких Національна комісія з цінних паперів та фондового ринку відповідно до статті 14 Закону виконує функції державного регулювання і нагляду, а також у випадках, передбачених статтею 64 Закону України "Про банки і банківську діяльність").

Контрагент - особа, яка є другою стороною фінансової операції (контрагентом може виступати суб'єкт первинного фінансового моніторингу), при якій між клієнтом та контрагентом відбувається передача активів.

Вигодоодержувач - особа, на користь або в інтересах якої проводиться фінансова операція.

У формі № 2-ФМ кількість відомостей про учасників операції повинна бути не менше 2 (поле 500). У залежності від характеру фінансової операції форма № 2-ФМ може містити декілька відомостей про клієнтів, контрагентів та інших учасників фінансової операції.

Суб'єкт первинного фінансового моніторингу (відокремлений підрозділ) при визначенні типу особи, що має відношення до фінансової операції, та заповненні розділу III "Відомості про учасника фінансової операції" форми № 2-ФМ керується наступним правилом: суб'єкт не може виступати як клієнт у фінансовій операції, дані про яку він вносить у форму № 2-ФМ.

В операції повинно бути не менше 2 учасників (клієнт та контрагент). При цьому, помилковим є визначення учасниками фінансової операції одночасно двох клієнтів або контрагентів. При заповненні форми № 2-ФМ необхідно враховувати, що бланки форм, передбачені розділом III "Відомості про учасника фінансової операції" форми № 2-ФМ, заповнюються для кожного учасника фінансової операції окремо. Кількість наданих відомостей про учасників фінансової операції повинна співпадати з кількістю зазначених у полі 500 форми № 2-ФМ учасників фінансової операції.

Спеціально визначеним суб'єктам первинного фінансового моніторингу при заповненні розділу III "Відомості про учасника фінансової операції" форми № 2-ФМ необхідно вказувати відомості щонайменше про двох учасників фінансової операції (клієнта та контрагента).

Наприклад, для двох учасників фінансової операції поля у заголовку розділу III форми № 2-ФМ матимуть такий вигляд:

Розділ III. Відомості

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

1

 

про учасника операції

 

 

 

Розділ III. Відомості

-

 

 

-

 

 

-

 

 

-

 

 

2

 

про учасника операції

 

 

Приклади заповнення форм обліку та подання інформації пов'язаної із здійсненням фінансового моніторингу розміщено на офіційному веб-сайті Держфінмоніторингу (www.sdfm.gov.ua) в розділі: Організація фінансового моніторингу / Методичні рекомендації з організації фінансового моніторингу.

6. Рекомендації, що пов'язані з нумерацією запису в реєстрі фінансових операцій

Кожній фінансовій операції, яка внесена до Реєстру (форма № 2-ФМ), присвоюється порядковий номер (поле 470). Порядкові номери в Реєстрі починаються з "1" і нумеруються послідовно. При цьому, порядкові номери в Реєстрі мають наскрізну нумерацію та не можуть повторюватись протягом усього періоду діяльності суб'єкта (відокремленого підрозділу). Кожного наступного року нумерація продовжується за останнім номером попереднього року.