Новации электронного документооборота

Опубликовано в БУХГАЛТЕРИИ № 49 (1296) от 4 ДЕКАБРЯ 2017 года


Первичные документыОтчетность

Татьяна ДЕРКАЧ, эксперт-аналитик


15 ноября 2017 года вступил в силу Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557 (далее — Порядок № 557), которым в определенной степени обновлена технология электронного документооборота.

Порядок № 557 отменяет действие пресловутой Инструкции № 233(1), которая уже технически и морально устарела. Как усматривается из п.1 р.І Порядка № 557, он будет регулировать процедуру обмена многими электронными документами, а не только налоговой отчетностью, как это было ранее.

Сфера применения Порядка № 557

Прежде всего существенно расширен круг лиц, на которых распространяются нормы Порядка № 557. В отличие от Инструкции № 233, Порядком № 557 могут пользоваться не только органы ГФС и налогоплательщики, но и другие субъекты электронного документооборота.

К указанным субъектам Порядок № 557 относит автора, подписанта и адресата (п.2 р.І). Они принимают участие в обмене электронными документами, осуществляемом между юридическими, самозанятыми и физическими лицами, а также налоговыми агентами с одной стороны, и контролирующими органами, органами государственной власти и местного самоуправления — с другой.

Также расширен круг документов, подпадающих под действие Порядка № 557. Отметим, что он не распространяется на хозяйственные отношения между субъектами хозяйствования: исходя из определения термина «электронные документы» (п.2 р.І), их создание (составление, представление) должно быть предусмотрено НКУ либо «иными нормативно-правовыми актами, принятыми на основании и во исполнение Кодекса». К электронным документам относятся:

  • налоговая отчетность;
  • отчетность по уплате ЕСВ;
  • финансовая и статистическая отчетность;
  • налоговые и акцизные накладные, расчеты корректировки к налоговым и акцизным накладным;
  • заявления, справки, сервисные запросы, извлечения, договоры, уведомления, решения и т.п.

Можно предположить, что принятие Порядка № 557 связано с тем, что уже в полной мере заработал Электронный кабинет (далее — ЭК), создание и функционирование которого предусмотрено пп.14.1.562 ст.14 и ст.421 НКУ (должен быть внедрен до 01.01.2018 г. в соответствии с Порядком № 637(2)).

Ко всем вышеуказанным документам теперь выдвигаются одинаковые требования:

  • создание в электронной форме с соблюдением требований законов об электронном документообороте;
  • наложение электронной цифровой подписи (далее — ЭЦП);
  • представление в формате (стандарте), утвержденном в установленном законодательством порядке;
  • наличие обязательных реквизитов электронного документа.

Таким образом, документ, подписанный лицом, действующим на основании доверенности, тоже включен в электронный документооборот.

Порядок получения квитанций

В настоящее время при представлении всех электронных документов, о которых было указано выше, отправитель — юридическое/физическое/самозанятое лицо получит две квитанции от контролирующего органа. По-прежнему первая квитанция удостоверяет факт и время получения электронного документа, а вторая квитанция — факт и время приема (неприема) или регистрации электронного документа. Если в первой квитанции уведомляется об отказе в приеме документа, то вторая квитанция не формируется (так было и раньше). При этом непоступление первой квитанции свидетельствует о том, что электронный документ считается не полученным адресатом.

Порядок № 557 уточняет, когда именно должна поступить плательщику первая квитанция (в Инструкции № 233 об этом не было конкретно сказано). В соответствии с п.11 р.ІІ Порядка «первая квитанция направляется автору электронного документа в течение двух часов с момента его получения контролирующим органом, в ином случае — в течение первых двух часов следующего операционного дня». Хотя в порядке и упоминается операционный день, но, к сожалению, его пределы четко не установлены. Это просто «часть дня, в течение которой при наличии технической возможности осуществляется электронный документооборот». В Инструкции № 233 было указано, что «органы ГНС принимают налоговую отчетность с 9 ч 00 мин до 18 ч 00 мин ежедневно, кроме выходных, праздничных и нерабочих дней», то есть операционный день совпадал с рабочим днем.

Проще всего этот вопрос решается с налоговыми накладными: в соответствии с п.3 Порядка № 1246(3) операционный день длится с 0 до 23-х часов. Что же касается налоговой отчетности, то в п.49.5 ст.49 НКУ указано, что в случае ее представления в электронной форме это необходимо сделать не позднее окончания последнего часа дня, в котором истекает такой предельный срок, то есть фактически это тот же операционный день, длящийся с 0 до 23-х часов.

Поэтому можно предположить, что если электронный документ был отправлен в 22 часа, то есть шанс получить первую квитанцию до конца этого же календарного дня, а если позднее, то квитанция может поступить в первые 2 часа следующего календарного дня. Такой вывод следует из п.9 р.ІІ Порядка № 557, которым определен срок для автоматизированной проверки электронного документа: «в день поступления или не позднее следующего рабочего дня, если электронный документ поступил после окончания операционного дня или за 1 час до его окончания». Ведь в соответствии с п.11 р.ІІ Порядка № 557 первая квитанция формируется по результатам автоматизированной проверки.

Как известно, датой и временем приема (регистрации) электронного документа являются дата и время, зафиксированные в первой квитанции. В п.14 р.II Порядка № 557 появилась следующая оговорка: «при наличии второй квитанции о приеме электронного документа». В Инструкции № 233 такой оговорки не было, что давало повод налогоплательщикам считать свою электронную отчетность принятой независимо от того, была направлена вторая квитанция или нет. Такая уверенность основывалась на п.49.9 ст.49 НКУ, в соответствии с которым налоговая отчетность считается принятой, если:

  • плательщиком получена квитанция о получении отчетности;
  • контролирующим органом не предоставлено уведомление об отказе в приеме отчетности в течение 5 рабочих дней со дня ее получения в связи с нарушением порядка составления.

Поскольку квитанция о получении отчетности — это именно первая квитанция, то она зафиксирует время и дату представления отчетности, если контролирующий орган припозднится со второй квитанцией об отказе в приеме. Каким же образом будет работать на практике оговорка об обязательном наличии второй квитанции, пока непонятно.

Что же касается второй квитанции, то момент ее формирования зависит от того, когда сформирована первая квитанция, а именно не позднее следующего рабочего дня с момента формирования первой квитанции (если иное не установлено законодательством и Порядком). Напомним, что в Инструкции № 233 было указано, что если электронный документ поступал в ГНС до 16 часов операционного (то есть рабочего) дня, то вторая квитанция направлялась в течение 2 часов этого же дня; если документ поступал позднее — вторую квитанцию программное обеспечение формировало в течение первых 2 часов следующего рабочего дня. Как видим, новые правила позволяют и налоговикам, и плательщикам действовать более оперативно.

Договор о признании электронных документов

Главное отличие Порядка № 557 от Инструкции № 233 — это наличие в нем раздела ІІІ, посвященного процедуре заключения договора о признании электронных документов. Напомним, что в Инструкции № 233 не была описана такая процедура, что часто вызывало вопросы относительно такого договора.

Таким образом, в соответствии с п.1 р.ІІІ Порядка № 557 электронный документооборот осуществляется на основании договора, определяющего взаимоотношения субъектов электронного документооборота. По-прежнему официально этот документ называется «Примерный договор о признании электронных документов» (далее — Договор) и содержится в приложении 1 к Порядку.

Следует обратить внимание на способ заключения Договора. Если Инструкция № 233 предусматривала получение налогоплательщиком в территориальном органе ГНС по месту регистрации или на веб-сайте ГНС текста Договора, его подписание и представление в орган ГНС двух экземпляров Договора и усиленных сертификатов электронных ключей на защищенном носителе (пп.5.2—5.5 Инструкции № 233), то теперь согласно п.1 р.ІІІ Порядка № 557 Договор заключается путем присоединения к нему на основании Заявления о присоединении к Договору (приложение к Договору).

Заявление о присоединении к Договору, равно как и Договор, имеет статус электронного документа, поэтому должно содержать все реквизиты подписанта с наложением ЭЦП (п.2, 3 р.ІІІ Порядка № 557). Причем подписантом может быть только руководитель субъекта хозяйствования, данные которого внесены в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований (далее — ЕГР) (п.4 р.ІІІ Порядка № 557). Итак, можно предположить, что подписание Заявления о присоединении к Договору, а также и самого Договора по доверенности не предусмотрено.

Заявление необходимо подавать по основному месту учета плательщика (п.5 р.ІІІ). В Порядке № 557 можно найти ответ на давний вопрос: что делать, если плательщик сменил место учета? Если подписание Заявления происходит впервые, то до конца бюджетного года оно направляется по предыдущему месту учета, где уплачиваются налоги. В иных случаях (которые конкретно не названы) Заявление направляется по новому месту учета. Если же плательщик сменил место нахождения (место жительства) в период действия Договора, то фактически переоформлять Договор и направлять Заявление по новому месту учета не нужно (п.5 р.ІІІ Порядка № 557).

При получении Заявления контролирующим органом плательщик получает первую квитанцию. Если автоматизированная проверка не фиксирует ошибок и первая квитанция направлена, то Заявление принимается к рассмотрению в течение того же рабочего дня, когда она была направлена. Положительное решение подтверждается второй квитанцией. Однако если случится так, что до конца следующего рабочего дня плательщик не получит вердикт контролеров о приеме Заявления либо отказе в приеме, то присоединение произойдет автоматически, о чем должна быть направлена вторая квитанция. На самом деле, не совсем понятно, как именно должно быть оформлено решение о приеме Заявления. Но, как следует из п.8 и 10 р.ІІІ Порядка № 557, в любом случае должна поступить вторая квитанция — либо по результатам рассмотрения, либо автоматически после истечения срока рассмотрения Заявления.

Также должны представляться данные о сертификатах ответственных лиц, которым делегировано право подписи электронных документов (п.11—13 р.ІІІ Порядка № 557). Для этого заполняется специальное уведомление (приложение 2 к Порядку). Существуют следующие типы подписи: директор; бухгалтер; подпись налоговых накладных; печать; технологический сертификат; уполномоченное лицо. Однако, как свидетельствует примечание 2 в форме уведомления, этот перечень не является исчерпывающим. Таким образом, решен вопрос несовпадения подписей на налоговых накладных и Договоре. Можно предположить, что плательщик даже может делегировать разным лицам право подписи налоговых накладных и регистрации их в ЕРНН. Но по данному вопросу лучше получить индивидуальную налоговую консультацию.

Уведомление о представлении информации об электронной цифровой подписи должно быть подписано всеми перечисленными в нем лицами, после чего налагается ЭЦП руководителя (заявителя) и электронная печать (при наличии).

Действие Договора может быть досрочно прекращено в двух случаях:

  • по инициативе плательщика;
  • при наступлении определенных условий.

Если расторжение Договора инициирует плательщик, то он должен составить и направить в контролирующий орган Заявление о прекращении действия Договора (приложение 3 к Порядку № 557). Заявление о прекращении подается в контролирующий орган либо подписантом Заявления о присоединении к Договору, либо его представителем (п.15 Порядка № 557). Заявитель одновременно с Заявлением представляет документ, удостоверяющий личность, а представитель — оригинал либо заверенную копию о подтверждении полномочий. Таким образом, отказ от Договора в электронном виде не предусмотрен (только при личном присутствии). О прекращении действия Договора контролирующим органом направляется специальное уведомление (приложение 4 к Порядку) (п.17 Порядка № 557). Это означает, что уже не будут возникать такие ситуации, когда плательщик элементарно не знает, что по каким-то причинам Договор уже расторгнут.

Кстати, условия, при которых Договор прекращает действие не по инициативе плательщика, перечислены в п.14 р.ІІІ Порядка № 557:

  • истечение срока действия (или отмена) усиленного сертификата руководителя (информация поступает из АЦСК);
  • смена руководителя (по данным ЕГР);
  • прекращение юридического лица (по данным ЕГР) или снятие самозанятого лица с учета налогоплательщиков (по данным Реестра самозанятых лиц);
  • закрытие регистрационного номера учетной карточки подписанта Заявления о присоединении к Договору в связи с его смертью.

В целом, текст Договора существенных изменений не претерпел.


(1)Инструкция по подготовке и представлению налоговых документов в электронном виде по средствам телекоммуникационной связи, утвержденная приказом ГНА Украины от 10.04.2008 г. № 233 (прим. ред.).

(2)Порядок функционирования Электронного кабинета, утвержденный приказом Минфина от 14.07.2017 г. № 637 (прим. ред.).

(3)Порядок ведения Единого реестра налоговых накладных, утвержденный постановлением КМУ от 29.12.2010 г. № 1246 (прим. ред.).