Пропажа или уничтожение документов: действия субъекта хозяйствования

Опубликовано в БУХГАЛТЕРИИ № 17 (1264) от 24 АПРЕЛЯ 2017 года


Кадровое делопроизводство
Тимур АЛИЕВ, редактор


Утрата документов — случай нередкий, особенно у тех субъектов хозяйствования, у которых не налажена работа с документами. Отечественным законодательством предусмотрен определенный порядок действий лишь при утрате бухгалтерских документов. Тогда как быть с остальными документами? В какие органы следует обращаться для подтверждения их пропажи или уничтожения? Какие документы нужно будет оформить самостоятельно? Как можно восстановить утраченные документы и что делать, если они восстановлению не подлежат? Ответы на эти и другие вопросы – в предложенном материале.

Порядок действий: общие требования

Итак, если у субъекта хозяйствования по каким-либо причинам пропали или уничтожены документы, то важно четко определить порядок действий, которые необходимо предпринять для фиксирования факта пропажи или уничтожения, чтобы в дальнейшем исключить возможность обвинения самого предприятия и его должностных лиц в их исчезновении или порче. Законодательством установлены лишь требования к порядку действий при утрате документов бухучета, и при этом отсутствуют четкие правила их восстановления.

Так, в п.6.10 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88, указано, что в случае пропажи или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора в случае пожара.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия. Копия акта направляется органу, в сфере управления которого находится предприятие, а также ГФС в 10-дневный срок.

В случае техногенных аварий, пожара или стихийного бедствия (в день после окончания явлений) обязательным является проведение инвентаризации в объеме, определенном руководителем предприятия. Это предусмотрено абзацем седьмым п.7 р.I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 г. № 879.

Кроме того, нужно помнить, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (абзац первый п.44.1 ст.44 НКУ). Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение таких документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления — с предусмотренного данным Кодексом предельного срока представления такой отчетности (абзац первый п.44.3 ст.44 НКУ).

<...>

Полную версию материала читайте
в БУХГАЛТЕРИИ № 17 (1264) от 24 АПРЕЛЯ 2017 года,
которую можно приобрести в печатном или электронном виде
в ближайшем филиале Агентства подписки и доставки «Блиц-Пресса»
Горячая линия: 0 800 50 17 39
(звонки со стационарных телефонов на территории Украины бесплатные)

Преимущества БУХГАЛТЕРИИ