Минсоцполитики и НБУ: дуэт о «кредитовом» подотчете

Опубликовано в БУХГАЛТЕРИИ № 44 (1239) от 31 ОКТЯБРЯ 2016 года


Наличные расчетыПодотчетные лица

Татьяна СУШАЛЬСКАЯ,, редактор


Покупка товаров и оплата услуг работником в пользу своего предприятия, да еще и за собственные средства (конечно же, с последующим возмещением) – типичная ситуация. На бухгалтерском сленге ее принято называть «кредитовый» подотчет. Официальные органы редко обращаются к данной теме. И вдруг о таком подотчете почти синхронно заговорили Минсоцполитики и НБУ, поэтому пройти мимо их разъяснений никак нельзя.

Сначала – о письмах НБУ. Их два: от 21.06.2016 г. № 50-0004/51974(1) и от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945(2). В обоих разъяснениях НБУ напоминает, что в основном документе, регулирующем наличные расчеты в Украине, а именно в Положении № 637(3), о ситуации с «кредитовым» подотчетом не сказано ни слова. Пунктом 2.11 Положения № 637 предусмотрена лишь выдача наличности в подотчет (в том числе и для закупки необходимых предприятию товаров), когда работник получает денежные средства для выполнения гражданско-правового действия (в пользу и за счет предприятия). По истечении установленного законодательством срока работник должен отчитаться о совершении гражданско-правового действия, представив авансовый отчет. Срок представления авансового отчета определен пп.«б» пп.170.9.2 ст.170 НКУ и отсчитывается со дня, в котором работник «завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет».

Как видим, в данной цитате фигурирует поручение, которое сопровождает выдачу подотчетных средств. В ситуации же с «кредитовым» подотчетом, по мнению НБУ, поручение как вид гражданско-правовых отношений отсутствует. НБУ уверен, что «кредитовый» подотчет регулируется ст.1159, 1160 ГКУ(4). А в этих статьях идет речь об отчете о совершении действий в имущественных интересах другого лица без его поручения, а также о возмещении расходов, осуществленных в связи с этим.

По мнению автора, на практике такую ситуацию не встретишь ввиду ее абсурдности. Разве можно представить себе наемного работника, который будет тратить собственные средства, чтобы купить для предприятия какой-то срочно понадобившийся товар, инвентарь или оплачивать услугу в пользу предприятия, если его об этом никто не просит (в юридическом контексте – если ему не дается соответствующее поручение)? Кстати, даже если покупку товара (оплату услуги) осуществляет директор, то и в этом случае можно говорить о поручении совершить гражданско-правовое действие, поскольку руководитель предприятия является одновременно и наемным работником, и должностным лицом, наделенным правом такие поручения давать.

Впрочем, имеет ли значение юридическая квалификация «кредитового» подотчета для бухгалтера? По мнению автора, имеет только с точки зрения документального оформления. Ведь ему необходим первичный документ и для того, чтобы отразить в учете приобретение товаров (оплату услуг), и для того, чтобы было основание для компенсации расходов наемного работника.

И формально, и по сути пп.«б» пп.170.9.2 ст.170 НКУ в части оформления авансового отчета на ситуацию с «кредитовым» подотчетом не распространяется из-за отсутствия аванса (как и установленный этим подпунктом срок). Работник, совершивший покупку, сам заинтересован в скорейшей передаче купленной ценности (с документами, подтверждающими покупку), чтобы получить возмещение своих расходов. Если руководствоваться мнением НБУ, то согласно ст.1159 ГКУ, на которую он ссылается, «лицо, совершившее действия в интересах другого лица без его поручения, обязано немедленно по окончании этих действий предоставить лицу, в имущественных интересах которого были совершены действия, отчет об этих действиях и передать ему все, что при этом было получено».

Если же рассматривать ситуацию, когда «кредитовый» подотчет возникает в результате поручения (как правило, устного), то и тогда наемный работник, которого в данном случае следует именовать поверенным, обязан предоставить отчет о выполнении поручения (ст.1006 ГКУ). И в ст.1159, и в ст.1006 ГКУ речь идет об отчетах свободной формы, а не об авансовых отчетах. А вот на практике в ситуации «кредитового» подотчета увидеть такие документы вряд ли удастся – как и в случае с подотчетными лицами, повсеместно оформляются авансовые отчеты. Кстати, налоговики против них не возражают, а, скорее, приветствуют.

Еще два момента, на которые обращает внимание НБУ. В письме от 14.09.2016 г. № 18-0005/76945 приведены убедительные аргументы в пользу того, почему покупку товара за денежные средства работника не следует квалифицировать в качестве возвратной финансовой помощи. А в письме от 21.06.2016 г. № 50-0004/51974 НБУ напоминает, что на наличные расчеты при покупке товаров в пользу предприятия (даже в случае «кредитового» подотчета) распространяется ограничение, определенное Постановлением № 210(5) для расчетов между субъектами хозяйствования (не более 10000 грн. в день). Это верно, поскольку даже если работник аванса не получил и рассчитывается собственными денежными средствами, товар он приобретает в пользу предприятия. И это основополагающий момент.

Теперь выясним мнение Минсоцполитики о «кредитовом» подотчете, изучив письмо от 14.09.2016 г. № 13517/0/14-16/13. Из его контекста можно понять, что работник решил уволиться, а относительно него не закрыт «кредитовый» подотчет. Минсоцполитики делает вывод: если трудовым договором «установлена обязанность работника покупать товар за собственные денежные средства с последующим возмещением этих средств работодателем, то такие отношения следует рассматривать с учетом требований законодательства о труде. В таком случае эти денежные средства должны входить в общую сумму, которую работодатель обязан выплатить работнику при его увольнении».

По мнению автора, увидеть работника, который подпишет трудовой договор с ОБЯЗАННОСТЬЮ покупать за свои деньги товар в пользу предприятия (пусть даже и с последующим возмещением), сложнее, чем летающую тарелку. Впрочем, допустим, что такой работник есть. При его увольнении работодатель обязан «закрыть» с ним расчеты по «кредитовому» подотчету наравне с выплатой причитающихся ему других сумм (заработной платы, компенсации за неиспользованный отпуск и т.д.). И, скорее всего, на сторону такого работника встанет суд, куда Минсоцполитики рекомендует ему обратиться при возникновении спора с предприятием-работодателем. Хотя позицию работника выигрышной не назовешь – документов, подтверждающих его расходы, у него нет.

Ничего хорошего не ждет и сотрудника, который не подписывал обязательство покупать товары для предприятия за собственные средства. Ведь совершенно очевидно, что он здесь беззащитен – никаких доказательств покупки товара за свои деньги у него также нет (поручение купить товар устное, а документы на товар не подтверждают, что оплату совершил работник). Кстати, эту проблему в свое время затронул НБУ в письме от 09.04.2010 г. № 11-115/1846-5613(7). В нем шла речь вот о чем: работнику предприятия были выданы деньги в подотчет на хозяйственные нужды (покупку товара). Однако выданной суммы для оплаты товаров ему не хватило, и работник добавил личные деньги. По возвращении на предприятие руководитель отказался компенсировать ему сумму «перерасхода», мотивируя это тем, что работник израсходовал личные денежные средства без согласования с ним.

Можно согласиться с мнением НБУ, изложенным в этом письме: да, работник должен точно исполнять поручение руководителя, данное в пределах конкретной суммы, выданной под отчет. Легко себе представить, как описанная ситуация развивалась дальше: работник составил авансовый отчет, приложил к нему документы, подтверждающие покупку товара, не оставив у себя ни одного документального доказательства того, что он израсходовал в интересах предприятия часть своих денег. НБУ совершенно прав, акцентируя в письме от 09.04.2010 г. № 11-115/1846-5613 внимание на том, что возникший спор необходимо рассматривать в суде и не только в качестве трудового, но и в качестве гражданско-правового спора. Вот только работнику идти в суд не с чем: у него нет документов, свидетельствующих о расходовании им собственных средств, есть только слова.

Данная ситуация для работника может закончиться плачевно, если суд все же состоится. И дело не только в том, что у работника нет никаких подтверждающих документов. Письменное задание осуществить покупку товара, в том числе и за собственные денежные средства, работник не получал. И действительно должен был либо исполнять поручение в рамках выданной подотчетной суммы, либо получить разрешение на перерасход и выполнить задание за счет собственных средств (с последующей компенсацией расходов), либо вовсе не выполнять задание руководителя из-за недостаточности подотчетной суммы.

По мнению автора, подобное развитие событий должно насторожить, прежде всего, работников, которым достаточно часто руководители дают устное поручение купить товар в пользу предприятия за счет личных денежных средств. Но предприятие в лице его руководителя тоже должно учитывать, что тратить личные деньги сотрудник не обязан, и если возникла срочная необходимость что-то приобрести, а выдать денежные средства под отчет в силу определенных обстоятельств предприятие не может, то оформлять возникшие правоотношения следует правильно (и письменно) – как поручение. На практике такое, к сожалению, почти не встречается. А значит, опасность не получить возмещение собственных средств, израсходованных на покупку товаров в пользу предприятия, сохраняется.


(1)Опубликовано на с.57 данного номера (прим. ред.).

(2)Опубликовано на с.56 данного номера (прим. ред.).

(3)Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (прим. ред.).

(4)Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 г. № 435-IV (прим. ред.).

(5)Постановление Правления НБУ от 06.06.2013 г. № 210 «Об установлении предельной суммы расчетов наличностью» (прим. ред.).

(7)Опубликовано: Бухгалтерия. – 2010. – № 33. – С.33 (прим. ред.).