Командировки
Консультируют Cпециалисты Фонда социального страхования

Опубликовано в БУХГАЛТЕРИИ № 45 (1240) от 7 НОЯБРЯ 2016 года
Светлана ЛИСТРОВАЯ, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению

Расходы в командировке, если работник не прошел паспортный контроль

Работник, направленный в заграничную командировку, не прошел пограничный контроль, вследствие чего эта командировка не состоялась. Подлежат ли возмещению расходы на проезд и проживание, если командированный работник остановился в гостинице, возвращаясь обратно, не успев добраться домой? Можно ли вообще считать такую поездку служебной командировкой и платить суточные?

НКУ никаких оговорок для случая, когда командировка не состоялась, не содержит. Поэтому впервую очередь необходимо четко определять, что было причиной того, что работник не прошел паспортный контроль. Если изменились правила въезда в страну или в оформлении документов, то это может быть уважительной причиной, а если работник забыл дома паспорт, то это уже его вина. От самой причины и будет зависеть, возмещать ли расходы, понесенные в командировке, которая так и не состоялась, и это должно быть прописано в Положении о командировке. В частности, в нем нужно определить, какие причины являются уважительными в случае, если командировка не состоялась, и какие расходы подлежат возмещению в такой ситуации.

Налоговики в консультации, размещенной в Общедоступном информационно-справочном ресурсе (ЗІР), категория 109.21, ссылаясь на Инструкцию № 59(1), отмечают: если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть в кассу предприятия указанные денежные средства. Эту Инструкцию предприятия могут(2) использовать в качестве вспомогательного (справочного) документа.

Однако в ней также четко не определено, как действовать, если работник отбыл в заграничную командировку, но не прибыл к месту назначения из-за того, что не прошел паспортный контроль. При этом он уже осуществил определенные расходы. Так, п.11 р.III Инструкции № 59 предусматривает возможность возместить с разрешения руководителя предприятия лишь расходы в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство. Но это возможно также только при соблюдении двух условий, а именно наличии:

  • уважительных причин отмены командировки: решения об отмене командировки, отзыва из командировки и т.д.;
  • документа, удостоверяющего стоимость таких расходов.

Отметим, что руководитель предприятия может устанавливать дополнительные ограничения относительно сумм и целей использования средств, предоставленных на командировку. Поэтому предприятие может отнести к составу расходов расходы, понесенные командированным лицом в случае решения об отмене командировки, если приказом (распоряжением) руководителя предприятия не предусмотрены ограничения по этим расходам(3). Для этого руководитель предприятия должен издать приказ об отмене командировки и о возмещении понесенных расходов (если имеется уважительная причина). Также можно предусмотреть возмещение понесенных командировочных расходов в Положении о командировке, где указать, при каких обстоятельствах такие расходы возмещаются.

Препятствием для возмещения (без обложения НДФЛ и военным сбором) расходов на проезд к границе и оплату гостиницы на территории Украины может оказаться норма из абзаца шестнадцатого пп.«а» пп.170.9.1 ст.170 НКУ. Эта норма разрешает не включать в налогооблагаемый доход расходы, понесенные в командировке, если есть документы, подтверждающие связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя, направляющего работника в командировку.

Такими подтверждающими документами могут быть: приглашение принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью командирующего работодателя; заключенный договор или контракт; другие документы, устанавливающие или удостоверяющие желание установить гражданско-правовые отношения; документы, удостоверяющие участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя, и др.

Но в описанной ситуации работник так и не прибыл к месту командировки и соответственно не выполнил служебное поручение. Поэтому практически невозможно подтвердить связь отмененной командировки с хозяйственной деятельностью предприятия. Следовательно, возместить понесенные расходы, если командировку отменили, можно, но в соответствии с пп.«а» пп.170.9.1 ст.170 НКУ они будут налогооблагаемым доходом для работника.


(1)Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (прим. ред.).

(2)На это указывает ГФС в письме от 23.05.2016 г. № 5331/М/99-99-13-02-03-14 (прим. ред.).

(3)См. письмо ГНСУ от 06.03.2012 г. № 3268/5/15-1416 (прим. ред.).